Eine Einkaufsgutschrift prüfen und verwalten

Auf dieser Seite prüfen und bearbeiten Sie eine Einkaufsgutschrift. Der Titel zeigt Dokumentnummer und aktuellen Status. Die Angaben auf dieser Seite bilden den Eintrag in Ihrer Verwaltung; die angehängte PDF- oder UBL-Datei bleibt das bereitgestellte Dokument. Sie benötigen Zugriff auf die Verwaltung und eine aktive Billnado-Lizenz.

Lieferant und Dokument

Feld oder Einstellung	Bedeutung
Lieferant	Der Geschäftspartner, von dem Sie das Dokument erhalten haben. Wählen Sie einen aktiven Lieferanten, um die Seite zu speichern.
MwSt.- und Adressdaten	Zeigen die Daten des gewählten Lieferanten. Sie können hier nicht direkt bearbeitet werden.
Gutschriftnummer	Die Nummer, die der Lieferant auf seinem Dokument angibt.
Datum	Das Datum des Lieferantendokuments.
Anmerkung	Eine Erläuterung zum Dokument.

Positionen und Summen

Feld oder Einstellung	Bedeutung
Artikel	Die Beschreibung der gutgeschriebenen Waren oder Leistung.
Anzahl	Die Menge, auf die sich die Position bezieht. Verwenden Sie eine positive Menge.
Einzelpreis	Der Preis einer Einheit ohne MwSt. Verwenden Sie einen Preis von null oder mehr.
MwSt.-Satz	Bestimmt die mehrwertsteuerliche Behandlung dieser Position.
Beträge ohne und einschließlich MwSt.	Zeigen den Positionswert. Bei einer Änderung werden die zugehörigen Beträge neu berechnet.

Summen zeigt die Summe ohne MwSt., die MwSt. und die Summe einschließlich MwSt. Eine Gutschrift erfasst eine Korrektur; setzen Sie die Beträge nicht allein deshalb negativ, weil es eine Gutschrift ist.

Aktion	Auswirkung
Zeile hinzufügen	Fügt dem Dokument eine neue Position hinzu.
Nach oben und Nach unten	Ändern die Reihenfolge der Positionen.
Zeile entfernen	Löscht die gewählte Position. Mindestens eine Position bleibt bestehen.

Zusätzliche Positionsdaten

Öffnen Sie Zusätzliche Angaben für die weitere Zuordnung und Erläuterung der Position.

Feld oder Einstellung	Verwendungszweck
Einheit	Verdeutlicht die Menge, beispielsweise Stück oder Stunden.
Projekt	Ordnet die Kosten oder Korrektur dieser Position einem Projekt zu.
Sachkonto	Bestimmt die buchhalterische Zuordnung der Position.
Anmerkung	Zusätzliche Erläuterung zu dieser Position.
MwSt.-Betrag	Der berechnete MwSt.-Anteil der Position.

Übergreifende Zuordnung

Feld oder Einstellung	Bedeutung
Projekt unter Referenzen	Verknüpft das gesamte Dokument mit einem Projekt.
MwSt.-Satz unter Global	Schlägt die mehrwertsteuerliche Behandlung neuer Positionen vor.
Standardkonto	Schlägt das Sachkonto für neue Positionen vor.
Handelsname	Bestimmt, unter welchem Handelsnamen Ihrer Verwaltung Sie das Dokument erfassen.
Einkaufsjournal unter Intern	Bestimmt, zu welchem Einkaufsjournal das Dokument gehört.
Interne Notiz	Speichert Erläuterungen für Ihre eigene Nachverfolgung.

Prüfen Sie vorhandene Positionen einzeln, wenn Sie die übergreifenden Vorschläge ändern.

Dokumente und Zahlungen

Dokumente listet die verfügbaren PDF-, UBL- und Anhangdateien auf. Mit Herunterladen speichern Sie eine Datei. Dokument hochladen oder Ziehen in das Feld fügt Anhänge bis zu 5 MB je Datei hinzu. Nur Dateien vom Typ Anhang können hier gelöscht werden. Hochladen und Löschen eines Anhangs erfolgen sofort; sie warten nicht auf Speichern der Seite.

Zahlungen zeigt je Eintrag Zahlungsmethode, Datum, Betrag und gegebenenfalls eine Notiz. Insgesamt bezahlt summiert diese Einträge. Diese Karte dient der Kontrolle; Sie führen hier keine Zahlung aus.

Systeminformationen

Unter System sehen Sie, wann der Eintrag erstellt und zuletzt geändert wurde. Diese Angaben sind schreibgeschützt.

Speichern und bestätigen

Verwenden Sie nach einer Änderung Speichern; Abbrechen stellt die gespeicherten Daten wieder her. Bei einem gespeicherten Eintrag öffnet PDF anzeigen das Dokument.

Verarbeiten Sie einen Entwurf mit Einkaufsgutschrift bestätigen. Er erhält danach den Zahlungsstatus passend zur Summe und den erfassten Zahlungen: offen, teilweise bezahlt oder bezahlt. Auch spätere Betragsänderungen können den Zahlungsstatus ändern.

Optionen und Folgen

Aktion	Auswirkung
Kopieren	Erstellt einen eigenen Gutschriftentwurf mit demselben Lieferanten, denselben Daten und Positionen sowie dem heutigen Datum. Prüfen Sie die übernommene Gutschriftnummer. Dateien und Zahlungen werden nicht kopiert.
In Einkaufsrechnung umwandeln	Korrigiert einen falschen Dokumenttyp. Nur ein Entwurf kann so umgewandelt werden. Die Gutschrift wird durch einen Rechnungsentwurf ersetzt; Dateien und Zahlungseinträge werden übernommen.
Als exportiert markieren	Vermerkt, dass Sie das Dokument bereits außerhalb dieses Exportablaufs verarbeitet haben. Es wird nichts an Ihren Buchhalter gesendet. Die Option verschwindet, wenn das Dokument als exportiert gekennzeichnet ist.

Achtung: Die Umwandlung in einen anderen Einkaufsdokumenttyp ersetzt den ursprünglichen Entwurf. Prüfen Sie den gewünschten Typ vor der Bestätigung; Dateien und Zahlungseinträge werden übernommen.

Löschen

Bei einem Entwurf steht Löschen unten; bei einem bestätigten Dokument befindet sich die Aktion unter Optionen. Sie verlangt eine doppelte Bestätigung.

Achtung: Das Löschen ist endgültig und entfernt auch Dateien, Zahlungseinträge und verknüpfte E-Mail-Daten. Prüfen Sie zuvor die bereits erfasste Verrechnung.

Weiterführende Dokumentation

• Einkaufsgutschriften ansehen und verarbeiten
• Eine Einkaufsrechnung prüfen und verwalten