Eine Einkaufsrechnung prüfen und verwalten

Auf dieser Seite prüfen und bearbeiten Sie eine Einkaufsrechnung. Der Titel zeigt Dokumentnummer und aktuellen Status. Die Angaben auf dieser Seite bilden den Eintrag in Ihrer Verwaltung; die angehängte PDF- oder UBL-Datei bleibt das bereitgestellte Dokument. Sie benötigen Zugriff auf die Verwaltung und eine aktive Billnado-Lizenz.

Lieferant und Dokument

Feld oder Einstellung	Bedeutung
Lieferant	Der Geschäftspartner, von dem Sie das Dokument erhalten haben. Wählen Sie einen aktiven Lieferanten, um die Seite zu speichern.
MwSt.- und Adressdaten	Zeigen die Daten des gewählten Lieferanten. Sie können hier nicht direkt bearbeitet werden.
Rechnungsnummer	Die Nummer, die der Lieferant auf seinem Dokument angibt.
Datum	Das Datum des Lieferantendokuments.
Fälligkeitsdatum	Das Datum, bis zu dem die Rechnung bezahlt sein muss.
Anmerkung	Eine Erläuterung zum Dokument.

Positionen und Summen

Feld oder Einstellung	Bedeutung
Artikel	Der Artikel oder freie Artikelname, der die eingekaufte Ware oder Leistung beschreibt.
Anzahl	Die Menge, auf die sich die Position bezieht. Verwenden Sie eine positive Menge.
Einzelpreis	Der Preis einer Einheit ohne MwSt. Verwenden Sie einen Preis von null oder mehr.
MwSt. Satz	Bestimmt die mehrwertsteuerliche Behandlung dieser Position.
Beträge ohne und einschließlich MwSt.	Zeigen den Positionswert. Bei einer Änderung werden die zugehörigen Beträge neu berechnet.

Summen zeigt die Summe ohne MwSt., die MwSt. und die Summe einschließlich MwSt.

Aktion	Auswirkung
Zeile hinzufügen	Fügt dem Dokument eine neue Position hinzu.
Nach oben und Nach unten	Ändern die Reihenfolge der Positionen.
Zeile löschen	Löscht die gewählte Position. Mindestens eine Position bleibt bestehen.

Zusätzliche Positionsdaten

Öffnen Sie Zusätzliche Daten für die weitere Zuordnung und Erläuterung der Position.

Feld oder Einstellung	Verwendungszweck
Einheit	Verdeutlicht die Menge, beispielsweise Stück oder Stunden.
SKU	Erkennbarer Artikelcode.
Seriennummer	Kennzeichnet das betreffende Exemplar.
Garantie	Hält die Garantie für den Artikel fest.
Projekt	Ordnet die Kosten oder Korrektur dieser Position einem Projekt zu.
Sachkonto	Bestimmt die buchhalterische Zuordnung der Position.
Anmerkung	Zusätzliche Erläuterung zu dieser Position.
MwSt.-Betrag	Der berechnete MwSt.-Anteil der Position.

Übergreifende Zuordnung

Feld oder Einstellung	Bedeutung
Projekt unter Referenzen	Verknüpft das gesamte Dokument mit einem Projekt.
MwSt.-Satz unter Global	Schlägt die mehrwertsteuerliche Behandlung neuer Positionen vor.
Standardkonto	Schlägt das Sachkonto für neue Positionen vor.
Handelsname	Bestimmt, unter welchem Handelsnamen Ihrer Verwaltung Sie das Dokument erfassen.
Einkaufsjournal unter Intern	Bestimmt, zu welchem Einkaufsjournal das Dokument gehört.
Interne Notiz	Speichert Erläuterungen für Ihre eigene Nachverfolgung.

Prüfen Sie vorhandene Positionen einzeln, wenn Sie die übergreifenden Vorschläge ändern.

Zahlungsinformationen

Feld oder Einstellung	Bedeutung
IBAN	Das Bankkonto, auf das Sie den Lieferanten bezahlen.
BIC	Die Bankkennung zu diesem Konto.
Zahlungsreferenz	Der Verwendungszweck für die Zahlung.
Geplantes Zahlungsdatum	Ihr eigener geplanter Zahlungstermin. Er kann vom Fälligkeitsdatum abweichen.

Speichern hält diese Zahlungsinformationen fest und führt keine Banküberweisung aus.

Dokumente und Zahlungen

Dokumente listet die verfügbaren PDF-, UBL- und Anhangdateien auf. Mit Herunterladen speichern Sie eine Datei. Dokument hochladen oder Ziehen in das Feld fügt Anhänge bis zu 5 MB je Datei hinzu. Nur Dateien vom Typ Anhang können hier gelöscht werden. Hochladen und Löschen eines Anhangs erfolgen sofort; sie warten nicht auf Speichern der Seite.

Zahlungen zeigt je Eintrag Zahlungsmethode, Datum, Betrag und gegebenenfalls eine Notiz. Insgesamt bezahlt summiert diese Einträge. Diese Karte dient der Kontrolle; Sie führen hier keine Zahlung aus.

Systeminformationen

Unter System sehen Sie, wann der Eintrag erstellt und zuletzt geändert wurde. Diese Angaben sind schreibgeschützt.

Speichern und bestätigen

Verwenden Sie nach einer Änderung Speichern; Abbrechen stellt die gespeicherten Daten wieder her. Bei einem gespeicherten Eintrag öffnet PDF anzeigen das Dokument.

Verarbeiten Sie einen Entwurf mit Einkaufsrechnung bestätigen. Er erhält danach den Zahlungsstatus passend zur Summe und den erfassten Zahlungen: offen, teilweise bezahlt oder bezahlt. Auch spätere Betragsänderungen können den Zahlungsstatus ändern.

Optionen und Folgen

Aktion	Auswirkung
In Einkaufsgutschrift umwandeln	Korrigiert einen falschen Dokumenttyp. Das ist nur bei einem Entwurf ohne verknüpfte Wareneingangs-, Bestands- oder Abschreibungsdaten möglich. Die Rechnung wird durch einen Gutschriftentwurf ersetzt; Dateien und Zahlungseinträge werden übernommen.
In Wareneingang umwandeln	Erstellt einen eigenen Wareneingangsentwurf auf Grundlage verknüpfter Produktpositionen. Die Rechnung muss mindestens eine geeignete Produktposition enthalten. Die Rechnung bleibt bestehen; der Wareneingang muss noch verarbeitet werden, um Bestand zu erfassen.
Als exportiert markieren	Vermerkt, dass Sie das Dokument bereits außerhalb dieses Exportablaufs verarbeitet haben. Es wird nichts an Ihren Buchhalter gesendet. Die Option verschwindet, wenn das Dokument als exportiert gekennzeichnet ist.

Achtung: Die Umwandlung in einen anderen Einkaufsdokumenttyp ersetzt den ursprünglichen Entwurf. Prüfen Sie den gewünschten Typ vor der Bestätigung; Dateien und Zahlungseinträge werden übernommen.

Löschen

Löschen ist bei einem Entwurf verfügbar und verlangt eine doppelte Bestätigung.

Achtung: Das Löschen ist endgültig und entfernt auch zugehörige Dateien und Zahlungseinträge. Prüfen Sie, ob Sie das Dokument und seine Verarbeitung behalten möchten.

Finanzielle Aktionen

Finanzielle Aktionen sind verfügbar, wenn keine ungespeicherten Änderungen vorliegen. Zahlungen zeigt bestehende Einträge; die folgenden Aktionen erfassen eine Abwicklung und führen keine Banküberweisung aus.

Aktion	Folge
Zahlungen hinzufügen	Öffnet die Zahlungsseite zur vollständigen oder teilweisen Abwicklung mit Betrag, Datum, Referenz und Zahlungsmethode. Zahlungen hinzufügen erscheint unten, solange das Dokument nicht bezahlt ist; bei einem bezahlten Dokument steht Zahlung hinzufügen unter Optionen → Finanziell.
Optionen → Finanziell → Abstimmen	Erfasst sofort den gesamten Restbetrag mit dem heutigen Datum ohne Zahlungsmethode und setzt das Dokument auf Bezahlt. Verfügbar, solange das Dokument nicht bezahlt ist; ein positiver offener Betrag ist erforderlich.

Achtung: Abstimmen wird sofort ohne zusätzlichen Bestätigungsdialog ausgeführt. Verwenden Sie es nur, wenn der Restbetrag tatsächlich beglichen wurde. Wählen Sie Zahlung hinzufügen, um Betrag, Datum oder Methode selbst festzulegen. Die Detailseite bietet keine Aktion zum Ändern oder Löschen bestehender Zahlungseinträge.

Bei der Abstimmung werden bestehende Zuordnungen von Banktransaktionen zu dieser Rechnung freigegeben. Die Banktransaktionen bleiben erhalten, sind danach aber nicht mehr mit dieser Rechnung verknüpft.

Eine Einkaufszahlung erfassen

Die Zahlungsseite zeigt den Dokumentgesamtbetrag einschließlich MwSt., den bereits erfassten Betrag und den offenen Betrag sowie darunter bestehende Zahlungen.

Feld oder Einstellung	Bedeutung
Zahlungsbetrag	Der als Zahlung oder Verrechnung zu erfassende Betrag. Der gesamte offene Betrag wird vorgeschlagen; passen Sie ihn bei teilweiser Abwicklung an. Verwenden Sie mindestens 0,01 und höchstens zwei Nachkommastellen.
Datum	Das Datum der Abwicklung; standardmäßig heute.
Referenz	Eine Beschreibung zur späteren Erkennung.
Zahlungsmethode	Eine in der Verwaltung konfigurierte Zahlungsart. Lassen Sie sie leer, wenn sie unbekannt ist.

Zahlung hinzufügen speichert den Eintrag und kehrt zu den Details zurück. Ein Entwurf bleibt nach dieser Erfassung ein Entwurf; bei bestätigten Dokumenten wird der Zahlungsstatus neu berechnet. Zurücksetzen stellt nach einer Änderung die ursprünglichen Formularwerte wieder her. Abbrechen kehrt ohne Erfassung zurück.

Weiterführende Dokumentation

• Einkaufsrechnungen ansehen und verarbeiten
• Eine Einkaufsgutschrift prüfen und verwalten