Integrationen
Billnado über Mailbox mit Octopus verbinden
Finden Sie die PDF- und UBL-Adressen des Octopus-Dossiers, richten Sie Mailbox in Billnado ein und prüfen Sie den Eingang im Document Import Viewer.
Aktualisiert am 22. Oktober 2026
Mailbox übermittelt Rechnungen und Gutschriften aus Billnado an das Octopus-Dossier Ihres Buchhalters. Sie benötigen Zugriff auf die Billnado-Verwaltung und die Empfangsadressen des richtigen Octopus-Dossiers. Diese Anleitung beschreibt die Übermittlung per E-Mail.
Schritt 1: die Octopus-Dossieradressen ermitteln
Öffnen Sie in Octopus die Dossierverwaltung (Beheer > Dossiers in der niederländischen Oberfläche) und wählen Sie das zu Ihrer Billnado-Verwaltung gehörende Dossier. Lassen Sie sich vom Buchhalter die Dossiernummer und die Adressen für Einkauf und Verkauf bestätigen.
Octopus verwendet unterschiedliche Adressen für PDF und UBL. UBL-Adressen beginnen mit uid-, PDF-Adressen für die Erkennung mit ocr-. Die Endung -A steht für Einkauf, -V für Verkauf. Übernehmen Sie jeweils die vollständige Adresse Ihres Dossiers und keine Adresse eines anderen Dossiers.
| Dokumentart in Billnado | PDF-Ziel | UBL-Ziel |
|---|---|---|
| Verkaufsrechnungen | Die OCR-Adresse für Verkauf. | Die UID-Adresse für Verkauf. |
| Verkaufsgutschriften | Die OCR-Adresse für Verkauf gemäß der Vereinbarung mit Ihrem Buchhalter. | Die UID-Adresse für Verkauf gemäß der Vereinbarung mit Ihrem Buchhalter. |
| Einkaufsrechnungen | Die OCR-Adresse für Einkauf. | Die UID-Adresse für Einkauf. |
| Einkaufsgutschriften | Die OCR-Adresse für Einkauf gemäß der Vereinbarung mit Ihrem Buchhalter. | Die UID-Adresse für Einkauf gemäß der Vereinbarung mit Ihrem Buchhalter. |
Laut Octopus-Anleitung zur E-Mail-Übermittlung liegt die Erkennungsgrenze für einen Anhang bei 2 MB und die Grenze für die gesamte E-Mail bei 20 MB. Größere Anhänge werden nicht auf dieselbe Weise automatisch erkannt.
Schritt 2: Mailbox in Billnado einrichten
Öffnen Sie die richtige Verwaltung und gehen Sie zu Einstellungen > Integrationen > Buchhaltung. Wählen Sie unter Buchhaltungssoftware die Option Mailbox.
Füllen Sie die acht E-Mail-Felder entsprechend der Tabelle aus: Verwenden Sie das PDF-Ziel beim Feld (PDF) und das UBL-Ziel bei (UBL). Füllen Sie Rechnungs- und Gutschriftfelder getrennt aus, auch wenn sie dieselbe Adresse verwenden.
Stellen Sie Aufschubzeitraum auf die vereinbarte Anzahl von Tagen vor dem automatischen Export ein. Mit Maximale Größe des Anhangs von 2 MB hält Billnado die versandten Dateien unter dieser Grenze. Lassen Sie Ihren Buchhalter bestätigen, ob die Option Senden Sie nur UBLs, die PEPPOL-konform sind zur gewünschten Verarbeitung Ihrer Verkaufsdokumente passt.
Billnado sendet eine Datei je Dokument. Eine geeignete UBL-Datei hat Vorrang; andernfalls wird die verfügbare PDF-Datei gesendet. Die beiden Adressfelder sorgen dafür, dass beide möglichen Formate das richtige Octopus-Ziel erreichen.
Schritt 3: die Einstellungen speichern
Prüfen Sie Dossiernummer, Einkauf gegenüber Verkauf sowie PDF gegenüber UBL. Wählen Sie anschließend Speichern. Die gespeicherte Auswahl bestimmt auch den automatischen Export nach dem Aufschubzeitraum.
Achtung: Bei der Aktivierung können auch noch nicht exportierte Dokumente für Ihren Buchhalter bereitgestellt werden. Prüfen Sie bei einem Wechsel, welche Dokumente bereits in Octopus vorliegen, bevor Sie die Verbindung speichern.
Schritt 4: den Eingang in Octopus prüfen
Vereinbaren Sie mit Ihrem Buchhalter, welches noch nicht übermittelte Dokument Sie zuerst exportieren. Prüfen Sie es über das Augensymbol in der Dokumentliste und wählen Sie Exportieren. Dadurch wird es tatsächlich an Octopus gesendet.
Bitten Sie Ihren Buchhalter, das Dokument im Document Import Viewer (DIV) des richtigen Dossiers zu suchen. Prüfen Sie Dokumentnummer, Betrag, Dokumentart und Lesbarkeit. Ein Exportvermerk in Billnado bestätigt nicht, dass die Buchung in Octopus abgeschlossen ist.
Tägliche Nutzung und Problembehebung
Nach der Aktivierung werden Dokumente nach dem Aufschubzeitraum zum Export angeboten. Der Buchhalter verarbeitet sie in Octopus weiter. Buchungen und Zahlungsstatus werden über Mailbox nicht an Billnado zurückgesendet.
Fehlt ein Dokument im DIV, prüfen Sie Dossieradresse, Endung für Einkauf oder Verkauf und Dateigröße. Verwenden Sie die Dossieradressen direkt, damit Octopus das Ziel erkennt. Suchen Sie das Dokument zuerst in Octopus, bevor Sie es erneut exportieren.
Um künftige automatische Exporte zu deaktivieren, wählen Sie unter Buchhaltungssoftware die Option Keine und speichern Sie die Einstellung. Bereits in Octopus vorhandene Dokumente bleiben dort erhalten.