Integrationen
Billnado über Mailbox mit WinBooks Connect verbinden
Übermitteln Sie Rechnungen und Gutschriften aus Billnado mit Email to Connect und prüfen Sie den Eingang im WinBooks-Connect-Dossier.
Aktualisiert am 22. Oktober 2026
Mailbox übermittelt Rechnungen und Gutschriften aus Billnado an das WinBooks-Connect-Dossier Ihres Buchhalters. Sie benötigen Zugriff auf die Billnado-Verwaltung und eine aktive Empfangsadresse für Email to Connect. Ihr Buchhalter richtet die weitere Verarbeitung in WinBooks ein.
Schritt 1: Email to Connect für das Dossier prüfen lassen
Bitten Sie Ihren Buchhalter um die bestehende Sammeladresse Ihres WinBooks-Connect-Dossiers. Gibt es noch keine Adresse, kann eine Person mit Buchhaltungsprofil im WinBooks-Portal die richtige Lizenz und das richtige Dossier auswählen. Über + Modules > Email to Connect > Add module wird das Modul hinzugefügt. In Configuration wird die Dossieradresse eingerichtet und gespeichert.
WinBooks unterstützt dafür unter anderem die Domains @winbooksconnect.be, @myinvoices.be und @mydocs.be. Verwenden Sie die tatsächlich für Ihr Dossier eingerichtete Adresse. Die WinBooks-Anleitung zum Erstellen einer Sammeladresse beschreibt die Einrichtung.
Lassen Sie Ihren Buchhalter außerdem angeben, ob alle Dokumente an derselben Adresse eingehen dürfen oder unterschiedliche Ziele für Einkauf und Verkauf vorgesehen sind.
Schritt 2: die Adressen in Billnado übernehmen
Öffnen Sie die richtige Verwaltung in Billnado und gehen Sie zu Einstellungen > Integrationen > Buchhaltung. Wählen Sie unter Buchhaltungssoftware die Option Mailbox.
| Billnado-Felder, jeweils für PDF und UBL | WinBooks-Connect-Ziel |
|---|---|
| E-Mail für Verkaufsrechnungen | Verwenden Sie das bestätigte Connect-Ziel für Verkaufsrechnungen. |
| E-Mail für Verkaufsgutschriften | Verwenden Sie das vom Buchhalter für dasselbe Dossier bestätigte Ziel für Verkaufsgutschriften. |
| E-Mail für Einkaufsrechnungen | Verwenden Sie das bestätigte Connect-Ziel für Lieferantenrechnungen. |
| E-Mail für Einkaufsgutschriften | Verwenden Sie das vom Buchhalter für dasselbe Dossier bestätigte Ziel für Einkaufsgutschriften. |
Füllen Sie das PDF- und UBL-Ziel für jede Dokumentart aus. Empfängt eine Sammeladresse alle Dokumentarten und beide Formate, darf sie in allen acht Feldern stehen. Dadurch werden keine getrennten Journale in WinBooks angelegt.
WinBooks Connect unterstützt unter anderem die Anzeige von PDF und XML/UBL. Billnado sendet eine Datei je Dokument: Eine geeignete UBL-Datei hat Vorrang, andernfalls wird die verfügbare PDF-Datei gesendet. Stimmen Sie ab, ob auch die weitere buchhalterische Verarbeitung dieser UBL-Datei im Dossier eingerichtet ist; Anzeige und endgültige Buchung sind getrennte Schritte.
Schritt 3: die Bedingungen festlegen und speichern
Wählen Sie Aufschubzeitraum für den automatischen Export und stimmen Sie Maximale Größe des Anhangs auf das empfangende Dossier ab. Billnado verwendet standardmäßig 2 MB je Datei. Besprechen Sie, ob die Option Senden Sie nur UBLs, die PEPPOL-konform sind für Ihre Verkaufsdokumente gewünscht ist.
Prüfen Sie Unternehmen, Connect-Dossier und Adressen. Wählen Sie Speichern, um die Einstellungen zu speichern.
Achtung: Die Aktivierung kann Dokumente automatisch an die Buchhaltungskanzlei weiterleiten. Prüfen Sie bei einem Wechsel, welche Dokumente bereits über einen anderen Kanal in Connect eingegangen sind.
Schritt 4: den Eingang in Connect prüfen
Wählen Sie mit Ihrem Buchhalter ein noch nicht übermitteltes Dokument. Öffnen Sie es über das Augensymbol in Billnado, prüfen Sie Nummer und Betrag und wählen Sie Exportieren. Dadurch wird die Datei an die eingerichtete Adresse übermittelt.
Lassen Sie Ihren Buchhalter im richtigen Connect-Dossier unter My Desk oder in der weiteren Dossierverarbeitung prüfen, ob das Dokument eingegangen ist. Prüfen Sie Dokumentart, Lesbarkeit und Ziel für die weitere Buchung. Ein Exportvermerk in Billnado bestätigt nicht, dass das Dokument in WinBooks gebucht ist.
Tägliche Nutzung und Problembehebung
Dokumente werden nach dem Aufschubzeitraum an Connect übermittelt. Buchungen, Korrekturen und Zahlungsstatus aus WinBooks werden über Mailbox nicht an Billnado zurückgesendet.
Fehlt ein Dokument, lassen Sie prüfen, ob Email to Connect aktiv ist und die verwendete Adresse noch zum selben Dossier gehört. Prüfen Sie auch Dateigröße und Verarbeitung in Connect. Verwenden Sie keine beliebige Adresse mit einer WinBooks-Domain: Nur die eingerichtete Dossieradresse ist das richtige Ziel.
Wählen Sie unter Buchhaltungssoftware die Option Keine und speichern Sie, um künftige automatische Exporte zu deaktivieren. Bereits übermittelte Dokumente werden nicht aus Connect entfernt.