Integrationen
Billnado über Mailbox mit Basecone verbinden
Richten Sie die Basecone-Verwaltungsadresse in Billnado ein und prüfen Sie Dokumenterkennung, UBL und die verfügbare PDF-Vorschau.
Aktualisiert am 22. Oktober 2026
Mailbox übermittelt Rechnungen und Gutschriften aus Billnado an Ihre Basecone-Verwaltung. Sie benötigen Zugriff auf die Billnado-Verwaltung und die eindeutige Basecone-E-Mail-Adresse desselben Unternehmens. Ihr Buchhalter bestimmt, wie Dokumente in Basecone erkannt, geprüft und gebucht werden.
Schritt 1: die eindeutige Basecone-Adresse anfordern
Bitten Sie Ihren Buchhalter um die E-Mail-Adresse der richtigen Basecone-Verwaltung. Die Standardadresse kombiniert Kanzleicode und Verwaltungscode und endet auf @mailtobasecone.com. Eine Kanzlei kann auch eine eigene Empfangsdomain verwenden. Übernehmen Sie deshalb die vollständige bestehende Adresse.
Eine Verwaltungsadresse kann mehrere Dokumentarten empfangen. Basecone unterstützt Betreff-Tags wie [INK] und [VRK] für Einkauf und Verkauf. Die Mailbox-Einstellungen von Billnado enthalten nur Zieladressen, keine Einstellung für diese Tags. Vereinbaren Sie deshalb, wie Ihr Buchhalter die Dokumentart in Basecone prüft.
Schritt 2: die Ziele in Billnado einrichten
Gehen Sie in der richtigen Verwaltung zu Einstellungen > Integrationen > Buchhaltung. Wählen Sie unter Buchhaltungssoftware die Option Mailbox.
| Billnado-Felder, jeweils für PDF und UBL | Basecone-Ziel |
|---|---|
| E-Mail für Verkaufsrechnungen | Verwenden Sie die eindeutige Basecone-Verwaltungsadresse für Ihre Verkaufsrechnungen. |
| E-Mail für Verkaufsgutschriften | Verwenden Sie dieselbe Verwaltungsadresse und lassen Sie Ihren Buchhalter die Erkennung als Verkaufsgutschrift prüfen. |
| E-Mail für Einkaufsrechnungen | Verwenden Sie dieselbe Verwaltungsadresse für Lieferantenrechnungen. |
| E-Mail für Einkaufsgutschriften | Verwenden Sie dieselbe Verwaltungsadresse und lassen Sie Ihren Buchhalter die Erkennung als Einkaufsgutschrift prüfen. |
Tragen Sie die bestätigte Adresse in die acht PDF- und UBL-Felder ein. Billnado sendet eine Datei je Dokument, bevorzugt eine geeignete UBL-Datei und andernfalls die verfügbare PDF-Datei.
Eine in UBL eingebettete PDF ermöglicht die visuelle Prüfung in Basecone. Basecone gibt auch an, dass XML ohne PDF verarbeitet werden kann, dann jedoch ohne Rechnungsvorschau im Buchungsbildschirm. Prüfen Sie mit Ihrem Buchhalter, ob die übermittelte Datei die gewünschte Darstellung bietet. Die Basecone-Erklärung zu PDF bei UBL beschreibt diese Unterschiede.
Schritt 3: die Exporteinstellungen speichern
Stellen Sie Aufschubzeitraum auf die vereinbarte Anzahl von Tagen vor der automatischen Übermittlung ein. Wählen Sie bei Maximale Größe des Anhangs eine Grenze innerhalb der Empfangsmöglichkeiten von Basecone; Billnado verwendet standardmäßig 2 MB.
Stimmen Sie die Option Senden Sie nur UBLs, die PEPPOL-konform sind für Verkaufsdokumente mit Ihrem Buchhalter ab. Eine gültige UBL-Datei macht die Prüfung der automatischen Erkennung als Einkauf, Verkauf oder Gutschrift nicht überflüssig.
Prüfen Sie Kanzlei, Verwaltung und Adresse. Wählen Sie Speichern.
Achtung: Die Aktivierung bestimmt auch künftige automatische Exporte. Prüfen Sie, welche Dokumente bereits in Basecone vorhanden sind, bevor Sie die neue Übermittlung starten.
Schritt 4: ein Dokument in Basecone prüfen
Wählen Sie mit Ihrem Buchhalter ein noch nicht übermitteltes Dokument. Prüfen Sie es über das Augensymbol in der Billnado-Dokumentliste und wählen Sie Exportieren. Dadurch wird es tatsächlich versendet.
Bitten Sie Ihren Buchhalter, das Dokument in Basecone zu suchen und Nummer, Betrag, Dokumentart und Lesbarkeit zu prüfen. Prüfen Sie bei UBL auch die verfügbare Rechnungsvorschau. Eine mögliche Empfangsbestätigung von Basecone und eine endgültige Buchung sind unterschiedliche Dinge.
Tägliche Nutzung und Problembehebung
Dokumente werden nach dem Aufschubzeitraum übermittelt und anschließend in Basecone verarbeitet. Mailbox ruft keine Buchungen, Korrekturen oder Zahlungsstatus in Billnado ab.
Fehlt ein Dokument, prüfen Sie Verwaltungsadresse, Dateigröße und Eingang in Basecone. Bei falscher Dokumentart oder fehlender Vorschau lassen Sie Ihren Buchhalter die Erkennung und das übermittelte Format prüfen. Senden Sie keine zusätzliche separate PDF-Kopie ohne Absprache: Dadurch kann ein zweites Dokument entstehen.
Wählen Sie unter Buchhaltungssoftware die Option Keine und speichern Sie, um künftige automatische Exporte zu deaktivieren. Bereits eingegangene Dokumente bleiben in Basecone erhalten.