Integrationen
Billnado über Mailbox mit Clearfacts verbinden
Finden Sie die Clearfacts-Eingangskanäle für Einkauf und Verkauf, richten Sie Mailbox ein und prüfen Sie Eingang und automatische Weiterleitung.
Aktualisiert am 22. Oktober 2026
Mailbox übermittelt Rechnungen und Gutschriften aus Billnado an die digitalen Postfächer Ihres Clearfacts-Dossiers. Sie benötigen Zugriff auf die Billnado-Verwaltung und das Clearfacts-Portal Ihres Buchhalters. Alternativ stellt Ihr Buchhalter die Dossieradressen bereit.
Schritt 1: die Eingangskanäle Ihres Clearfacts-Dossiers kopieren
Öffnen Sie das richtige Dossier in Clearfacts. Klicken Sie oben rechts auf Ihren Namen und öffnen Sie die Dossiereinstellungen (Dossierinstellingen in der niederländischen Oberfläche). Unter den allgemeinen Einstellungen und Eingangskanälen (Algemeen > Invoerkanalen) finden Sie die eindeutigen E-Mail-Adressen des Dossiers. Die Clearfacts-Hilfe bezeichnet diesen Bereich auch als E-mail.
Kopieren Sie die Adresse für Einkauf (Aankoop) und für Verkauf (Verkoop). Übernehmen Sie Groß- und Kleinschreibung genau. Verwenden Sie für Rechnungen das zugehörige Postfach anstelle der allgemeinen Adresse oder des Ziels für sonstige Dokumente.
| Billnado-Felder, jeweils für PDF und UBL | Clearfacts-Ziel |
|---|---|
| E-Mail für Verkaufsrechnungen | Verwenden Sie den Verkaufseingangskanal desselben Dossiers. |
| E-Mail für Verkaufsgutschriften | Verwenden Sie den Verkaufseingangskanal und stimmen Sie die Verarbeitung von Gutschriften mit Ihrem Buchhalter ab. |
| E-Mail für Einkaufsrechnungen | Verwenden Sie den Einkaufseingangskanal desselben Dossiers. |
| E-Mail für Einkaufsgutschriften | Verwenden Sie den Einkaufseingangskanal und stimmen Sie die Verarbeitung von Gutschriften mit Ihrem Buchhalter ab. |
Die Clearfacts-Hilfe zur Dokumentübermittlung per E-Mail beschreibt die unterstützten PDF- und UBL/XML-Dateien. Eine PDF-Datei darf nicht passwortgeschützt sein. Die Postfachgrenze beträgt 20 MB.
Schritt 2: die Ziele in Billnado einrichten
Öffnen Sie die richtige Verwaltung in Billnado und gehen Sie zu Einstellungen > Integrationen > Buchhaltung. Wählen Sie unter Buchhaltungssoftware die Option Mailbox.
Tragen Sie für jede Dokumentart die Clearfacts-Adresse gemäß der Tabelle sowohl bei (PDF) als auch bei (UBL) ein. Clearfacts verwendet für beide Formate dasselbe Postfach. Billnado exportiert eine Datei, bevorzugt eine geeignete UBL-Datei und andernfalls die verfügbare PDF-Datei.
Wählen Sie Aufschubzeitraum für den automatischen Export. Stellen Sie Maximale Größe des Anhangs unterhalb der Grenze des Empfangspostfachs ein und lassen Sie Spielraum für die gesamte E-Mail-Größe. Der Standardwert von 2 MB ist strenger als die Clearfacts-Postfachgrenze. Stimmen Sie die Option Senden Sie nur UBLs, die PEPPOL-konform sind für Verkaufsdokumente mit Ihrem Buchhalter ab; diese Auswahl versendet nichts über Peppol.
Schritt 3: die Verarbeitung prüfen und speichern
Prüfen Sie, ob alle Adressen zu demselben Unternehmen gehören und Einkauf und Verkauf richtig zugeordnet sind. Wählen Sie Speichern, um Mailbox zu aktivieren.
Clearfacts kann eingehende Dokumente automatisch an Ihren Buchhalter weiterleiten. In den Eingangskanälen heißen die Optionen in der niederländischen Oberfläche Auto-forward aankoopfacturen und Auto-forward verkoopfacturen. Ihr Buchhalter entscheidet, ob diese Verarbeitung gewünscht ist; die Billnado-Verbindung setzt diese Optionen nicht voraus.
Achtung: Bei aktivierter automatischer Weiterleitung können übermittelte Dokumente direkt in die Verarbeitung gelangen. Prüfen Sie diese Dossiereinstellung, bevor Sie Dokumente exportieren.
Schritt 4: den Eingang in Clearfacts prüfen
Wählen Sie mit Ihrem Buchhalter ein noch nicht übermitteltes Dokument. Prüfen Sie es über das Augensymbol in der Billnado-Dokumentliste und wählen Sie Exportieren. Dadurch wird das Dokument tatsächlich an Clearfacts übermittelt.
Suchen Sie es im richtigen Postfach oder bei automatischer Weiterleitung unter den Dokumenten in Verarbeitung. Der Dokumentverlauf (Documenthistoriek auf Niederländisch) hilft, die Übermittlung zu finden. Vergleichen Sie Dokumentnummer, Betrag und Einkaufs- oder Verkaufszuordnung, bevor Sie weitere Dokumente senden.
Tägliche Nutzung und Problembehebung
Mailbox liefert Dokumente an Clearfacts. Buchungen, Korrekturen und Zahlungsstatus aus Clearfacts gelangen auf diesem Weg nicht zurück nach Billnado.
Fehlt ein Dokument, prüfen Sie die genaue Schreibweise der Adresse, Dossier, Postfach, Dateigröße und einen möglichen PDF-Passwortschutz. Prüfen Sie auch, ob die automatische Weiterleitung das Dokument bereits in die Verarbeitung verschoben hat. Exportieren Sie erst erneut, nachdem Sie den Eingang geprüft haben.
Wählen Sie unter Buchhaltungssoftware die Option Keine und speichern Sie, um künftige automatische Exporte zu deaktivieren. Dadurch werden bereits an Clearfacts übermittelte Dokumente nicht zurückgeholt.