Integrationen
Billnado über Mailbox mit OkiOki verbinden
Richten Sie Ihre persönliche OkiOki-Adresse in Billnado ein und prüfen Sie Eingang und automatischen Peppol-Versand von Verkaufsrechnungen.
Aktualisiert am 22. Oktober 2026
Mailbox übermittelt Rechnungen und Gutschriften aus Billnado an die persönliche OkiOki-Adresse Ihres Unternehmens. Sie benötigen Zugriff auf die Billnado-Verwaltung und ein OkiOki-Konto mit Dokumentübermittlung. Stimmen Sie mit Ihrem Buchhalter ab, wie eingegangene Dokumente anschließend in die Buchhaltung gelangen.
Schritt 1: Ihre persönliche OkiOki-E-Mail-Adresse ermitteln
Öffnen Sie in OkiOki die Einstellungen für Ihre persönliche E-Mail-Adresse (Voorkeuren > OkiOki e-mailadres in der niederländischen Oberfläche) und kopieren Sie diese. Prüfen Sie, ob Sie im Konto des richtigen Unternehmens arbeiten. Verwenden Sie diese Dokumentadresse als Ziel und nicht die allgemeine Supportadresse oder Ihre eigene Anmeldeadresse.
Für diese Übermittlungsmethode müssen Sie nicht Ihr gesamtes persönliches Postfach mit OkiOki verbinden. Billnado übermittelt exportierte Dokumente direkt an die angegebene OkiOki-Adresse.
Schritt 2: den automatischen Peppol-Versand prüfen
Prüfen Sie in OkiOki unter Ihren Kontoeinstellungen (Je account > Instellingen auf Niederländisch) die Optionen zum Versenden von E-Rechnungen. OkiOki bietet eine Einstellung, eingegangene UBL-Verkaufsrechnungen sofort über Peppol zu versenden. Stimmen Sie diese Auswahl auf Ihren Rechnungsversand an Kunden aus Billnado ab.
Achtung: Wenn OkiOki eingegangene Verkaufs-UBL automatisch über Peppol versendet, kann das Dokument nach dem Billnado-Export auch bei Ihrem Kunden eingehen. Deaktivieren Sie diesen automatischen Versand, wenn Sie die Rechnung bereits aus Billnado zustellen und OkiOki nur für die Buchhaltung verwenden.
Die OkiOki-Anleitung zu externen UBL-Dateien beschreibt dieses Verhalten und gibt an, dass die Dateiübermittlung für diese Funktion ein OkiOki-Smart-Abonnement erfordert. Lassen Sie Ihren Buchhalter bestätigen, ob Ihr Konto die gewünschte Übermittlung unterstützt.
Schritt 3: Mailbox in Billnado einrichten und speichern
Öffnen Sie in der richtigen Billnado-Verwaltung Einstellungen > Integrationen > Buchhaltung. Wählen Sie unter Buchhaltungssoftware die Option Mailbox.
| Billnado-Felder, jeweils für PDF und UBL | OkiOki-Ziel |
|---|---|
| E-Mail für Verkaufsrechnungen | Verwenden Sie die persönliche Dokumentadresse Ihres Unternehmens und prüfen Sie den automatischen Peppol-Versand. |
| E-Mail für Verkaufsgutschriften | Verwenden Sie dieselbe Dokumentadresse und lassen Sie die Erkennung als Verkaufsgutschrift bestätigen. |
| E-Mail für Einkaufsrechnungen | Verwenden Sie dieselbe Dokumentadresse für Lieferantenrechnungen. |
| E-Mail für Einkaufsgutschriften | Verwenden Sie dieselbe Dokumentadresse und lassen Sie die Erkennung als Einkaufsgutschrift bestätigen. |
Übernehmen Sie die bestätigte Adresse in die acht PDF- und UBL-Felder. Billnado sendet eine Datei je Dokument: bevorzugt eine geeignete UBL-Datei, andernfalls die verfügbare PDF-Datei.
Wählen Sie Aufschubzeitraum für den automatischen Export und stimmen Sie Maximale Größe des Anhangs auf die Empfangsmöglichkeiten von OkiOki ab. Billnado verwendet standardmäßig 2 MB. Stimmen Sie die Option Senden Sie nur UBLs, die PEPPOL-konform sind für Verkaufsdokumente mit Ihrem Buchhalter ab; diese Einstellung bestimmt nicht, ob OkiOki das erhaltene Dokument später erneut versendet.
Prüfen Sie Unternehmen, Dokumentadresse und weitere Verarbeitung in OkiOki. Wählen Sie Speichern.
Schritt 4: ein Dokument in OkiOki prüfen
Wählen Sie ein Dokument, das noch nicht in OkiOki vorhanden ist. Prüfen Sie es über das Augensymbol in der Billnado-Dokumentliste und wählen Sie Exportieren. Dadurch wird es tatsächlich an OkiOki gesendet.
Suchen Sie das Dokument in OkiOki und vergleichen Sie Nummer, Betrag und Einkaufs- oder Verkaufszuordnung. Lassen Sie Ihren Buchhalter prüfen, wie Gutschriften erkannt werden und ob das Dokument an die Buchhaltung weitergeleitet wird. Prüfen Sie bei Verkäufen auch, ob es nicht unbeabsichtigt erneut an Ihren Kunden versendet wurde.
Tägliche Nutzung und Problembehebung
Vereinbaren Sie, über welchen Kanal jedes Dokument gesammelt wird. OkiOki kann dieselbe Rechnung auch aus einem verbundenen Postfach, Cloudordner oder einem anderen Kanal abrufen. Prüfen Sie deshalb vor einem erneuten Export aus Billnado, ob das Dokument bereits vorhanden ist.
Prüfen Sie bei einer abgelehnten UBL-Datei die Dokumentmeldung in OkiOki. OkiOki ändert extern übermittelte UBL-Dateien nicht selbst. Prüfen Sie bei fehlenden Dokumenten auch die persönliche Adresse, Ihr Abonnement und die Dateigröße.
Mailbox ruft keine Buchungen, Korrekturen oder Zahlungsstatus aus OkiOki in Billnado ab. Wählen Sie unter Buchhaltungssoftware die Option Keine und speichern Sie, um künftige automatische Exporte zu deaktivieren. Bereits in OkiOki vorhandene Dokumente werden nicht zurückgeholt.