Integrationen
Billnado über Mailbox mit Exact Online verbinden
Ordnen Sie die Mail2EOL-Empfangsadressen in Billnado zu, stimmen Sie PDF und UBL mit Ihrem Buchhalter ab und prüfen Sie den Eingang in Exact Online.
Aktualisiert am 22. Oktober 2026
Mailbox übermittelt Rechnungen und Gutschriften aus Billnado per E-Mail an Exact Online. Sie benötigen Zugriff auf die Billnado-Verwaltung und die Mail2EOL-Empfangsadressen der richtigen Exact-Online-Verwaltung. Ihr Buchhalter bestätigt, ob die E-Mail-Übermittlung und die gewünschte Verarbeitung im Exact-Abonnement verfügbar sind.
Schritt 1: die Exact-Online-Empfangsadressen bestätigen lassen
Bitten Sie Ihren Buchhalter um die E-Mail-Adressen für Einkauf und Verkauf Ihrer Verwaltung. Lassen Sie auch bestätigen, welche Adresse für Gutschriften und für PDF oder UBL/XML zu verwenden ist. Übernehmen Sie die vollständigen Adressen und leiten Sie sie nicht aus Verwaltungsnamen oder -nummern ab.
Exact bezeichnet die E-Mail-Übermittlung als Mail2EOL. Verfügbare Übermittlung und automatische Verarbeitung hängen vom Abonnement und der Verwaltungseinrichtung ab. Die Exact-Erklärung zu Kundenverwaltungen beschreibt diese Möglichkeiten.
Lassen Sie Ihren Buchhalter außerdem prüfen, ob die von Billnado für Buchhaltungsexporte verwendeten Absender zugelassen werden müssen. Verwenden Sie die tatsächlichen Billnado-Exportabsender; Ihre persönliche E-Mail-Adresse ist nicht unbedingt der Absender dieser Nachrichten. Der Billnado-Support kann bei der Bestätigung der verwendeten Adressen helfen.
Schritt 2: die Adressen den Dokumentarten in Billnado zuordnen
Gehen Sie in der richtigen Billnado-Verwaltung zu Einstellungen > Integrationen > Buchhaltung und wählen Sie unter Buchhaltungssoftware die Option Mailbox.
| Billnado-Felder, jeweils für PDF und UBL | Exact-Online-Ziel |
|---|---|
| E-Mail für Verkaufsrechnungen | Verwenden Sie die vom Buchhalter bestätigte Adresse für Verkaufsrechnungen und das jeweilige Format. |
| E-Mail für Verkaufsgutschriften | Verwenden Sie die bestätigte Adresse für Gutschriften in der Verkaufsverwaltung. |
| E-Mail für Einkaufsrechnungen | Verwenden Sie die bestätigte Adresse für Einkaufsrechnungen und das jeweilige Format. |
| E-Mail für Einkaufsgutschriften | Verwenden Sie die bestätigte Adresse für Gutschriften in der Einkaufsverwaltung. |
Füllen Sie PDF- und UBL-Felder getrennt aus. Verwendet Exact dieselbe Adresse für beide Formate, tragen Sie diese in beide Felder ein. Verwenden Sie kein Einkaufsziel für Verkaufsdokumente.
Billnado exportiert eine Datei: Eine geeignete UBL-Datei hat Vorrang, andernfalls wird die verfügbare PDF-Datei gesendet. Prüfen Sie deshalb, ob Exact sowohl das UBL-Ziel als auch den PDF-Ersatz verarbeiten kann.
Schritt 3: die Exportbedingungen festlegen und speichern
Wählen Sie Aufschubzeitraum für den automatischen Export. Stimmen Sie Maximale Größe des Anhangs auf den empfangenden Exact-Dienst ab; die Standardgrenze in Billnado beträgt 2 MB. Berücksichtigen Sie sowohl die Datei als auch die gesamte E-Mail-Größe.
Die Option Senden Sie nur UBLs, die PEPPOL-konform sind beschränkt bei Verkaufsdokumenten die Auswahl der UBL-Datei. Sie aktiviert keinen Peppol-Versand und verhindert nicht die Verwendung einer PDF als Ersatz.
Prüfen Sie das aktive Unternehmen, die Adressen und die zugelassenen Absender. Wählen Sie anschließend Speichern.
Achtung: Die Aktivierung kann die automatische Übermittlung berechtigter Dokumente starten. Vereinbaren Sie bei einem Wechsel, ab welchen Dokumenten Ihr Buchhalter die neue Übermittlung verarbeitet, damit keine doppelten Einreichungen entstehen.
Schritt 4: eine Übermittlung in Exact Online prüfen lassen
Wählen Sie ein noch nicht in Exact vorhandenes Dokument, prüfen Sie es über das Augensymbol in Billnado und wählen Sie Exportieren. Dadurch wird das Dokument an das eingerichtete Ziel gesendet.
Lassen Sie Ihren Buchhalter in der empfangenden Exact-Online-Verwaltung prüfen, ob das Dokument eingegangen ist, dem richtigen Einkaufs- oder Verkaufsjournal zugeordnet wird und korrekt verarbeitet werden kann. Prüfen Sie Dokumentnummer, Kontakt, Betrag und ob eine Gutschrift als solche erkannt wird. Der Exportvermerk in Billnado bestätigt keine endgültige Buchung in Exact.
Tägliche Nutzung und Problembehebung
Mailbox übermittelt Dokumente in eine Richtung an Exact Online. Buchungen, Korrekturen und Zahlungsstatus gelangen auf diesem Weg nicht zurück nach Billnado.
Fehlt ein Dokument, prüfen Sie Verwaltungsadresse, zugelassenen Absender, Formatanforderungen und Dateigröße. Ist es eingegangen, aber noch nicht gebucht, lassen Sie die Verarbeitung in Exact prüfen. Prüfen Sie die bestehende Übermittlung, bevor Sie erneut exportieren.
Wählen Sie unter Buchhaltungssoftware die Option Keine und speichern Sie, um künftige automatische Exporte zu deaktivieren. Dadurch werden eingegangene Dokumente nicht aus Exact Online gelöscht.