Verkaufsgutschriften
Eine Verkaufsgutschrift anzeigen und verwalten
Prüfen Sie Gutschriftsdaten und verwalten Sie Bestätigung, Versand, Zahlungen, Dokumente und Umwandlungen.
Aktualisiert am 7. Oktober 2026
Die Detailseite vereint Kunde, Dokumentdaten, Positionen, Zahlungen und Nachverfolgung einer Verkaufsgutschrift. Der Titel zeigt Entwurf, Offen, Teilweise bezahlt oder Bezahlt.
Kunde und Dokumenteinstellungen
Billnado speichert eine Momentaufnahme von USt-IdNr. und Adresse im Dokument. Spätere Änderungen am Kundendatensatz ändern die Gutschrift daher nicht unbemerkt. Bei veralteten Daten können Sie die Momentaufnahme bewusst aktualisieren.
Achtung: Die Aktualisierung ersetzt die gespeicherten Kundendaten. Prüfen Sie danach PDF und Peppol-UBL erneut.
Referenzen enthält Kundenreferenz und ein Projekt des Kunden. Parameter enthält freie Schlüssel-Wert-Daten. Zu den Dokumenteinstellungen gehören Datum, Fälligkeit, Kundenanmerkung, Portalzugriff, Self-Billing, Zahlungsreferenz, MwSt.-Satz, Standardkonto, Handelsname, schreibgeschütztes Journal und interne Notiz. Bei aktivem Portal kann die Gast-URL geöffnet oder kopiert werden.
Positionen und Summen
Gesamtsummen zeigt Beträge ohne MwSt., MwSt. und einschließlich MwSt. Jede aufklappbare Position fasst Name, MwSt.-Satz, Einzelpreis, Anzahl und Summen zusammen. Zusätzliche Felder enthalten Basispreis, Rabatt, berechnete MwSt., Einheit, Projekt, Sachkonto und Anmerkung. Zugehörige Beträge werden neu berechnet. Positionen können hinzugefügt, verschoben und gelöscht werden; mindestens eine bleibt bestehen.
Dokumente, Zahlungen und Kommunikation
Dokumente enthält erzeugte PDF- und UBL-Dateien sowie eigene Anhänge. Jede verfügbare Datei kann heruntergeladen werden; nur Anhänge können hier gelöscht werden. Uploads über 5 MB werden abgelehnt.
Zahlungen zeigt Betrag, Datum, Zahlungsmethode, Referenz und die bezahlte Gesamtsumme. Kommunikation sortiert E-Mails und Peppol-Sendungen absteigend und öffnet deren Protokoll. System zeigt Erstellungs- und Änderungszeit schreibgeschützt.
Speichern und finalisieren
Nach einer Änderung erscheinen nur Zurücksetzen und Speichern. Speichern baut auch die Dokumentdateien neu auf; warten Sie vor Prüfung oder Versand auf das aktualisierte PDF.
Bei einem unveränderten Entwurf vergibt Endgültige Gutschrift erstellen die nächste Nummer des Journals und Geschäftsjahrs. Liegt das Datum nicht auf heute, können Sie es behalten oder auf heute ändern.
Achtung: Die Finalisierung verbraucht eine Gutschriftsnummer und kann auf dieser Seite nicht zum Entwurf zurückgesetzt werden. Prüfen Sie Kunde, Datum, Journal, Positionen und Summen.
Das Löschen eines Entwurfs verlangt eine doppelte Bestätigung. Unter Optionen können Sie außerdem per E-Mail senden, einen neuen Entwurf kopieren oder ein Projekt erstellen.
Aktionen einer endgültigen Gutschrift
| Aktion | Ergebnis |
|---|---|
| PDF anzeigen | Öffnet das neueste verfügbare PDF. |
| Versenden | Bietet bei Geschäftskunden Peppol oder E-Mail an, sonst direkt E-Mail. |
| Zahlung hinzufügen | Erfasst die finanzielle Verarbeitung und berechnet den Status neu. |
| Kopieren | Erstellt und öffnet einen getrennten neuen Entwurf. |
| Projekt erstellen | Erstellt und öffnet ein neues offenes Projekt. |
| Zur Rechnung | Erstellt eine Entwurfsrechnung; die ursprüngliche Gutschrift bleibt erhalten. |
| Als buchhalterisch exportiert markieren | Vermerkt die manuelle Buchungsverarbeitung, ohne etwas an Buchhaltungssoftware zu senden. Nach einem gespeicherten Exportzeitpunkt ist die Aktion nicht wiederholbar. |
Finanzielle Aktionen
Finanzielle Aktionen sind verfügbar, wenn keine ungespeicherten Änderungen vorliegen. Zahlungen zeigt bestehende Einträge; die folgenden Aktionen erfassen eine Abwicklung und führen keine Banküberweisung aus.
| Aktion | Folge |
|---|---|
| Zahlung hinzufügen | Öffnet die Zahlungsseite zur vollständigen oder teilweisen Abwicklung mit Betrag, Datum, Referenz und Zahlungsmethode. Bei einem endgültigen Dokument erscheint Zahlung hinzufügen unten, solange es nicht bezahlt ist; danach steht die Aktion unter Optionen → Finanziell. Bei einem Entwurf oder Pro forma steht sie ebenfalls unter Optionen → Finanziell. |
| Optionen → Finanziell → Abstimmen | Erfasst sofort den gesamten Restbetrag mit dem heutigen Datum ohne Zahlungsmethode und setzt das Dokument auf Bezahlt. Verfügbar, solange das Dokument nicht bezahlt ist; ein positiver offener Betrag ist erforderlich. |
Achtung: Abstimmen wird sofort ohne zusätzlichen Bestätigungsdialog ausgeführt. Verwenden Sie es nur, wenn der Restbetrag tatsächlich beglichen wurde. Wählen Sie Zahlung hinzufügen, um Betrag, Datum oder Methode selbst festzulegen. Die Detailseite bietet keine Aktion zum Ändern oder Löschen bestehender Zahlungseinträge.
Bei einer normalen Verkaufsrechnung oder Verkaufsgutschrift erstellt Billnado die Dokumentdateien nach der finanziellen Verarbeitung neu. Bei Self-Billing bleiben die bereitgestellten Dateien erhalten.