Eine Mandantenakte als Buchhalter ansehen

Das Aktendashboard zeigt die endgültigen Verkaufs- und Einkaufsbelege eines Mandanten, deren Buchhaltungsexporte sowie Anbindung und Kontaktdaten. Sie benötigen Zugriff auf das aktive Buchhalterprofil, mit dem die Akte verknüpft ist. Name, USt-IdNr. und Ort oben kennzeichnen den Mandanten.

Quartal und Gesamtzahlen

Feld oder Einstellung	Bedeutung
Quartal	Bestimmt anhand des Belegdatums die Dokumente in Gesamtzahlen und Liste. Zunächst ist das aktuelle Quartal ausgewählt; frühere Quartale mit Belegen sind ebenfalls verfügbar.
Einkaufsbelege	Die Anzahl endgültiger Einkaufsrechnungen und Einkaufsgutschriften im ausgewählten Quartal.
Verkaufsbelege	Die Anzahl endgültiger Verkaufsrechnungen und Verkaufsgutschriften im ausgewählten Quartal.
Zu exportieren	Die Anzahl noch nicht als exportiert erfasster Dokumente im Quartal, einschließlich Belegen mit fehlgeschlagenem Export.

Die Gesamtzahlen folgen dem Quartal und ändern sich nicht durch den Dokumentfilter. Entwürfe sind ausgeschlossen. Zu exportieren in der Aktenliste hat eine engere Bedeutung: Dort zählen nur Dokumente mit bereits eingestelltem automatischem Exportdatum.

Dokumente

Die Liste zeigt zunächst Zu exportieren. Alle schließt exportierte Dokumente ein; Fehlgeschlagen beschränkt die Liste auf Dokumente mit fehlgeschlagenem letztem Buchhaltungsexport. Eine Meldung weist auf fehlgeschlagene Exporte hin. Dokumente ansehen wählt Fehlgeschlagen und öffnet den Dokumentbereich.

Spalte	Bedeutung
Dokument	Die Richtung Einkauf oder Verkauf, Belegnummer und Kunde oder Lieferant. Die Liste umfasst Rechnungen und Gutschriften.
Datum	Das Belegdatum, das auch das Quartal bestimmt.
Betrag	Der Belegbetrag einschließlich Mehrwertsteuer. Gutschriften erscheinen mit negativem Betrag.
Exportstatus	Zeigt, ob der Buchhaltungsexport noch aussteht, erfasst wurde oder fehlgeschlagen ist.

Status	Bedeutung
Zu exportieren	Der Beleg ist noch nicht als an die Buchhaltung exportiert erfasst.
Export am …	Ein automatisches Exportdatum ist geplant, der Beleg wurde aber noch nicht als exportiert erfasst.
Fehlgeschlagen	Der letzte Exportversuch ist fehlgeschlagen und der Beleg ist noch nicht als exportiert erfasst.
Gesendet	Ein Buchhaltungsexport wurde erfasst. Prüfen Sie die Verarbeitung im empfangenden Buchhaltungsprogramm, wenn Sie die Übernahme bestätigen möchten.

Eine leere Liste kann bedeuten, dass das Quartal keine Dokumente enthält oder kein Dokument zum Filter passt. Wählen Sie Alle, um das gesamte Quartal zu prüfen. Die Anzahl unterhalb folgt dem Filter.

Aktionen

Aktion	Auswirkung
PDF anzeigen	Öffnet die zuletzt verfügbare PDF in einem Dokumentfenster, ohne die Mandantenverwaltung zu öffnen. Wenn noch keine PDF verfügbar ist, kann kein Dokument angezeigt werden.
Jetzt exportieren	Fordert den Buchhaltungsexport dieses Belegs an und aktualisiert anschließend das Dashboard. Die Verarbeitung erfolgt im Hintergrund. Ohne verknüpfte Buchhaltungssoftware ist die Aktion deaktiviert.
Akten öffnen	Erstellt Buchhalterzugriff oder aktiviert vorhandenen Zugriff und wechselt im selben Tab zur Mandantenverwaltung. Anschließend arbeiten Sie in dieser Verwaltung.

Achtung: Jetzt exportieren startet eine Übertragung an die konfigurierte Buchhaltungsanbindung. Prüfen Sie vorher Mandant, Beleg und Ziel, auch wenn Sie einen bereits exportierten Beleg erneut auswählen. Die Meldung über die Exportanforderung bestätigt noch keine erfolgreiche Verarbeitung.

Prüfen Sie nach Akten öffnen den aktiven Mandantennamen, bevor Sie Daten ändern. Dieselbe Aktion aus der Aktenliste öffnet die Mandantenverwaltung in einem neuen Tab.

Buchhaltungsanbindung

Feld oder Einstellung	Bedeutung
Software	Die für die Mandantenverwaltung konfigurierte Anbindung. Keine bedeutet, dass kein Exportziel verknüpft ist.
Mailbox-Adressen je Belegart und Format	Bei Mailbox erscheinen die Ziele für Verkaufsrechnungen, Verkaufsgutschriften, Einkaufsrechnungen und Einkaufsgutschriften, jeweils für PDF und UBL. Ein Strich bedeutet, dass für dieses Ziel keine Adresse eingetragen ist.

Diese Angaben sind schreibgeschützt. Das eingetragene Ziel bestimmt den Exportempfänger; ändern Sie die Anbindung in der Mandantenverwaltung, wenn ein Ziel angepasst werden muss.

Kontaktdaten

Feld oder Einstellung	Bedeutung
Unternehmen	Der Name des Standardhandelsnamens der Mandantenverwaltung.
E-Mail-Adresse	Die E-Mail-Adresse dieses Handelsnamens zur Kontaktaufnahme.
Telefonnummer	Die Telefonnummer dieses Handelsnamens.

Die Kontaktdaten sind schreibgeschützt; ein Strich bedeutet, dass kein Wert eingetragen ist. Der Kontaktbereich ist zunächst eingeklappt. Auf kleinen Bildschirmen sind auch Dokumente und Buchhaltungsanbindung zunächst eingeklappt.

Weiterführende Dokumentation

• Mandanten für Buchhalter
• Buchhalterprofil wählen
• Buchhaltungssoftware verbinden