E-Mail-Vorlagen
Eine E-Mail-Textvorlage erstellen
Erstellen Sie einen dokumentbezogenen E-Mail-Text mit Sprachauswahl und Variablen.
Aktualisiert am 7. September 2026
Mit einer E-Mail-Textvorlage bereiten Sie den Begleittext einer Dokument-E-Mail vor. Sie erstellen einen wiederverwendbaren Text; Speichern versendet keine E-Mail. Sie benötigen Zugriff auf die Verwaltung und eine aktive Billnado-Lizenz.
Daten
| Feld oder Einstellung | Bedeutung |
|---|---|
| Name | Der interne Name, an dem Sie die Vorlage in einer Auswahl erkennen. |
| Dokumenttyp | Bestimmt, für welche Dokument-E-Mail der Text verfügbar ist: Rechnung, Bestellung, Angebot, Gutschrift, Einkaufsbestellung, Lieferung, Arbeitsleistung oder eine der drei Mahnstufen. |
| Sprache | Bestimmt, für welche Sprache die Vorlage verfügbar ist. Die Sprachauswahl übersetzt den Text nicht automatisch. |
| Global verfügbares Template | Teilt die Vorlage mit den Benutzern der aktiven Verwaltung. Ohne diese Einstellung ist die Vorlage persönlich. |
| Template | Der formatierte Begleittext für Dokument-E-Mails. Variablen ergänzen die jeweiligen Empfänger- und Dokumentdaten. |
Bei einer neuen Vorlage ist Global verfügbares Template aktiviert. Deaktivieren Sie die Einstellung, wenn nur Sie den Text verwenden möchten. Schreiben Sie den Inhalt in der gewählten Sprache. Für die Mahnstufen können Sie getrennte Texte mit passendem Ton verwenden.
Text und Variablen
Schreiben und formatieren Sie den Inhalt unter Template. Verwenden Sie den Editor für Absätze, Hervorhebungen, Listen und Links. Nutzen Sie Variablen, wenn sich ein Name oder Dokumentwert je E-Mail ändern soll. Übernehmen Sie die Schreibweise mit eckigen Klammern genau.
| Variable | Bedeutung |
|---|---|
[relation_name] | Name des Kunden oder Lieferanten der E-Mail. |
[contact_name] | Name der Kontaktperson; ohne Kontaktperson wird der Name des Kunden oder Lieferanten verwendet. |
[company_name], [company_email], [company_phone], [company_website] | Name und Kontaktdaten des zum Dokument gehörenden Handelsnamens. |
[company_address_street], [company_address_number], [company_address_zip], [company_address_city] | Bestandteile der Firmenadresse. |
[company_logo] | Logo des Handelsnamens. |
[user_name], [user_email], [user_phone] | Daten der betreffenden internen Kontaktperson. |
[document_number] | Nummer des Dokuments. |
[document_value_excl], [document_value_vat], [document_value_incl] | Dokumentbeträge ohne MwSt., MwSt. und einschließlich MwSt. |
[document_guest_link] | Öffentlicher Dokumentlink, sofern für das Dokument verfügbar. |
Verwenden Sie Dokumentvariablen nur, wenn sie zum gewählten Dokumenttyp passen.
Prüfen Sie beim Vorbereiten einer tatsächlichen E-Mail den ausgefüllten Text und die Links vor dem Versand. Der Vorlageneditor zeigt den wiederverwendbaren Text, nicht die ausgefüllten Daten eines bestimmten Empfängers.
Textvorlage erstellen
Mit Speichern erstellen Sie die Vorlage. Sie ist anschließend entsprechend Ihrer Sprache, dem Dokumenttyp und der persönlichen oder globalen Auswahl verfügbar. Sie wird nicht automatisch zum Standard. Verwenden Sie dafür Als Standard festlegen in den Vorlagendaten.