Integrationen
Billnado über Mailbox mit Billtobox verbinden
Richten Sie die Billtobox-Adressen für Einkauf und Verkauf ein, autorisieren Sie die Exportabsender und prüfen Sie die weitere Zustellung an Kunden.
Aktualisiert am 22. Oktober 2026
Mailbox übermittelt Rechnungen und Gutschriften aus Billnado an Ihr Billtobox-Konto. Sie benötigen Zugriff auf die Billnado-Verwaltung und die Empfangseinstellungen desselben Unternehmens in Billtobox. Einkauf und Verkauf haben getrennte Importeinstellungen.
Schritt 1: die Adresse für Einkaufsdokumente kopieren
Öffnen Sie in Billtobox die Einstellungen für eingehende E-Mails (Instellingen > Inkomend > Via e-mail in der niederländischen Oberfläche). Übernehmen Sie die eindeutige Empfangsadresse für Einkaufsdokumente Ihres Unternehmens. Verwenden Sie eine bestehende Kontoadresse; für die Billnado-Verbindung müssen Sie keine neue Adresse anlegen.
Die Billtobox-Hilfe zu eingehenden Rechnungen per E-Mail beschreibt, wo Sie die Adressen finden. Lassen Sie Ihren Buchhalter bestätigen, wie Einkaufsgutschriften an derselben Adresse verarbeitet werden.
Schritt 2: Verkaufsimport und zugelassene Absender prüfen
Öffnen Sie die Ausgangseinstellungen in Billtobox (Instellingen > Uitgaand auf Niederländisch). Im Bereich der E-Mail-Adressen (E-mailadressen) finden Sie die Importadressen für Verkaufsrechnungen.
Billtobox bietet den Import anhand eines zugelassenen Absenders. Über die Option zur automatischen Annahme von Dokumenten bestimmter E-Mail-Adressen legen Sie fest, welche Absender Verkaufsdokumente übermitteln dürfen. Lassen Sie die Kontoverwaltung die tatsächlichen Billnado-Exportabsender aufnehmen; der Billnado-Support kann diese bestätigen. Berücksichtigen Sie auch einen getrennten Absender für Verkaufsgutschriften.
Verwenden Sie diese Autorisierungsmethode für die Verbindung. Die alternative Importmethode von Billtobox verwendet einen eindeutigen Schlüssel im Betreff; diesen können Sie in den Billnado-Mailbox-Einstellungen nicht eintragen. Die Billtobox-Anleitung zum Verkaufsimport per E-Mail beschreibt beide Möglichkeiten.
Achtung: Billtobox kann importierte Verkaufs-XML automatisch an Kunden senden. Lassen Sie Ihren Buchhalter vor der Verbindung die Einstellungen für Verkaufsrechnungen prüfen, damit eine bereits aus Billnado versendete Rechnung nicht nochmals zugestellt wird.
Schritt 3: die Ziele in Billnado eintragen und speichern
Öffnen Sie in der richtigen Billnado-Verwaltung Einstellungen > Integrationen > Buchhaltung. Wählen Sie unter Buchhaltungssoftware die Option Mailbox.
| Billnado-Felder, jeweils für PDF und UBL | Billtobox-Ziel |
|---|---|
| E-Mail für Verkaufsrechnungen | Verwenden Sie die Verkaufsimportadresse in den Ausgangseinstellungen mit zugelassenem Billnado-Absender. |
| E-Mail für Verkaufsgutschriften | Verwenden Sie das vom Buchhalter bestätigte Ziel für Verkaufsgutschriften mit zugelassenem zugehörigem Absender. |
| E-Mail für Einkaufsrechnungen | Verwenden Sie die eindeutige Adresse in den Einstellungen für eingehende E-Mails. |
| E-Mail für Einkaufsgutschriften | Verwenden Sie das vom Buchhalter bestätigte Einkaufsziel für Gutschriften. |
Füllen Sie jedes PDF- und UBL-Feld mit dem Ziel der jeweiligen Dokumentart aus. Billnado sendet eine Datei je Dokument, bevorzugt eine geeignete UBL-Datei und andernfalls die verfügbare PDF-Datei. Die Einkaufsadresse für Verkaufsdokumente zu verwenden ersetzt den Verkaufsimport nicht.
Stellen Sie Aufschubzeitraum für den automatischen Export ein. Stimmen Sie Maximale Größe des Anhangs auf die Empfangsmöglichkeiten von Billtobox ab; Billnado verwendet standardmäßig 2 MB. Besprechen Sie die Option Senden Sie nur UBLs, die PEPPOL-konform sind für Ihre Verkaufsdokumente. Prüfen Sie anschließend alle Adressen und wählen Sie Speichern.
Schritt 4: Eingang und weitere Zustellung prüfen
Wählen Sie mit Ihrem Buchhalter ein noch nicht übermitteltes Dokument. Prüfen Sie es über das Augensymbol in der Billnado-Dokumentliste und wählen Sie Exportieren. Dadurch wird es tatsächlich an Billtobox gesendet.
Prüfen Sie je nach Dokument den Eingangs- oder Ausgangsbereich in Billtobox. Vergleichen Sie Dokumentnummer, Betrag und Zuordnung als Rechnung oder Gutschrift. Prüfen Sie bei Verkäufen auch, ob der Import der vereinbarten Verarbeitung entspricht und nicht unbeabsichtigt eine erneute Zustellung an Ihren Kunden auslöst.
Tägliche Nutzung und Problembehebung
Wird ein Verkaufsimport abgelehnt, prüfen Sie zuerst Verkaufsadresse und zugelassenen Billnado-Absender. Bei fehlenden Einkaufsdokumenten prüfen Sie den Eingang im Eingangsbereich und mögliche Filteraufgaben. Prüfen Sie vor einem erneuten Export auch Format- und Dateigrößenbeschränkungen.
Mailbox sendet keine Buchungen, Korrekturen oder Zahlungsstatus aus Billtobox an Billnado zurück. Um künftige automatische Exporte zu deaktivieren, wählen Sie unter Buchhaltungssoftware die Option Keine und speichern Sie. Dadurch werden keine Dokumente aus Billtobox gelöscht.