Gérer un rappel de paiement

Un rappel de paiement regroupe des factures pour un client et un nom commercial. Le statut actuel détermine les modifications et actions de suivi disponibles. Les vues de détail et de modification affichent la même fiche. Vous devez disposer d’un accès à l’administration et d’une licence Billnado active.

Rappel, client et nom commercial

Champ ou paramètre	Signification
Niveau et dates	Indiquent les phases du suivi et les dates auxquelles elles ont été atteintes.
Numéro de rappel	Identifie le rappel définitif. Le numéro n’apparaît pas sur un brouillon et est en lecture seule.
Date	La date du rappel. Elle n’est modifiable que dans un brouillon.
Date d'expiration	Le délai appliqué à ce rappel. Il n’est modifiable que dans un brouillon.
Client	Le client avec ses données TVA et d’adresse. Ces données ne sont pas modifiables sur cette fiche.
Raison sociale	L’expéditeur au sein de votre administration. Ces données ne sont pas modifiables ici.

Factures et montants

Colonne	Signification
Numéro de facture	Identifie la facture de vente reprise.
Date	La date de cette facture.
Statut	Le statut actuel de traitement ou de paiement de cette facture.
Prix TTC	Le montant complet de la facture TVA comprise.

Informations ouvre la facture concernée pour contrôler le document et les paiements.

Champ ou paramètre	Signification
Montant dû	Affiche le montant des factures regroupé sur la carte du rappel. Pour le suivi des paiements, contrôlez aussi les paiements sur les factures reprises.
Frais d'administration	Les frais selon les paramètres de rappel de votre administration. Vous ne les modifiez pas sur cette carte.
Montant total	Le montant de la carte, frais administratifs compris.

En cas de paiements partiels, contrôlez les factures et leurs enregistrements de paiement avant de décider de la suite du suivi.

Paiement et notes

Champ ou paramètre	Signification
Communication structurée	Permet d’utiliser une communication de paiement structurée. Le texte de la référence n’est alors pas directement modifiable.
Référence de paiement	La communication permettant d’identifier les paiements liés au rappel. Avec une référence libre, vous pouvez saisir le texte dans un brouillon.
Remarque de rappel	Une précision sur le document de rappel. Modifiable uniquement dans un brouillon.
Note interne	Des informations pour votre propre suivi. Modifiables uniquement dans un brouillon.

L’enregistrement des données de paiement n’effectue aucun paiement.

Informations système

Dans Informations système, Date de création indique quand le rappel a été ajouté. Dernière mise à jour indique sa dernière modification. Les deux champs sont en lecture seule.

Enregistrer et rendre un brouillon définitif

Après les modifications, utilisez Enregistrer. Annuler rétablit les données enregistrées. Tant que le rappel est un brouillon, vous pouvez le supprimer avec Supprimer ; les factures sous-jacentes sont conservées.

Attention : la suppression retire définitivement le brouillon. Vérifiez au préalable si vous souhaitez conserver le rappel préparé.

Créer un rappel définitif confirme le brouillon enregistré. Le rappel reçoit un numéro définitif, passe à l’état ouvert et au premier niveau de suivi. Le document est préparé. Cette action n’envoie pas elle-même d’e-mail. Pour le rendre définitif, l’administration doit encore pouvoir créer des documents dans le cadre de sa licence.

Attention : rendre le rappel définitif verrouille les dates, les données de paiement et les notes de cette fiche. Vérifiez ces données avant de confirmer le brouillon.

Clôturer un rappel payé

Au statut Payé ou À payer, Clore le rappel apparaît. Lorsqu’il est entièrement payé, le montant total est couvert ; au statut À payer, la partie échue des factures est couverte et un autre montant peut subsister. Vérifiez donc les factures liées avant de clôturer.

La clôture traite le rapprochement des factures concernées et passe le rappel au statut Terminé. Il s’agit d’un traitement administratif qui n’effectue aucun paiement bancaire.

Arrêter le suivi

Pour un rappel ouvert, vous pouvez choisir Arrêter le suivi. Le statut devient Plus suivi. Les factures et toute dette ouverte restent présentes. Utilisez cette action lorsque vous arrêtez volontairement le suivi de ce rappel ; ne l’utilisez pas pour enregistrer un paiement.

Documentation associée

• Suivre les rappels de paiement
• Paramètres de l’entreprise