Contrôler un document fourni

Cette page permet de contrôler les données que Billnado a extraites d'une facture ou d'une note de crédit d'achat fournie. Vous pouvez corriger les erreurs, compléter les informations manquantes, puis enregistrer définitivement le document dans l'administration active.

Vous devez disposer d'une licence Billnado active. L'administration doit aussi avoir une entreprise par défaut et un journal d'achats par défaut avant l'enregistrement définitif.

Document et statut du traitement

Le PDF apparaît à côté des données extraites. Pour un UBL sans PDF intégré, Billnado affiche Aucun PDF trouvé dans l'UBL. Vous pouvez quand même contrôler les données UBL ; téléchargez le fichier XML d'origine depuis l'aperçu si vous avez besoin de la source.

Un message au-dessus des données précise l'état du traitement :

• lorsque le document est En attente ou en cours de Traitement, la lecture se poursuit. Pour un enregistrement urgent, vous pouvez déjà saisir les données manuellement ;
• lorsque le traitement a ÉCHOUÉ, vous pouvez saisir les données manuellement ou choisir Scanner à nouveau. Le nouveau scan remet le document en attente et remplace la tentative échouée une fois le traitement terminé.

Données du document

• Numéro de document identifie la facture ou la note de crédit chez le fournisseur.
• Date détermine la date du document et l'exercice dans lequel Billnado place le document d'achat définitif.
• Date d'expiration indique quand une facture d'achat doit être payée. Elle n'apparaît pas pour une note de crédit d'achat.

Fournisseur

Utilisez Nouveau fournisseur pour déterminer ce qui se passe lors de l'enregistrement définitif.

• Activé : contrôlez Relation, Numéro de TVA, Nom de la rue, Numéro de maison, Code Postal, Ville et Pays. Billnado crée un nouveau fournisseur avec ces données lorsque vous enregistrez le document.
• Désactivé : choisissez un fournisseur existant sous Relation. Billnado reprend les données de sa fiche ; l'adresse et le numéro de TVA ne peuvent pas être modifiés ici.

Utilisez un fournisseur existant s'il est déjà présent dans l'administration. Billnado pourra également vérifier si le même numéro de document a déjà été enregistré pour ce fournisseur.

Informations de paiement

Pour une facture d'achat, Informations de paiement contient :

• IBAN et BIC du compte sur lequel la facture doit être payée ;
• Référence de paiement à utiliser comme communication.

Cette section n'apparaît pas pour une note de crédit d'achat.

Lignes et totaux

Chaque ligne décrit un produit ou service facturé.

Champ	Signification
Référence	Référence d'article d'une ligne de facture. Ce champ n'apparaît pas pour une note de crédit.
Nom	Description permettant de reconnaître le poste facturé.
Quantité	Nombre d'unités facturées.
Prix unitaire	Prix d'une unité avant TVA.
Prix hors TVA	Total de la ligne avant TVA.
Taux de TVA	Code TVA qui détermine le taux et le traitement fiscal.
Prix TTC	Total de la ligne TVA comprise.

Lorsque vous modifiez Quantité, Prix unitaire, Prix hors TVA, Taux de TVA ou Prix TTC, Billnado recalcule les montants liés. Hors TVA, TVA et TTC au-dessus des lignes affichent la somme de toutes les lignes.

Choisissez Ajouter une ligne pour un poste manquant. Supprimer la ligne retire cette ligne du document que vous allez enregistrer.

Informations système

Ouvrez Système pour consulter les dates en lecture seule :

• Date d'enregistrement : réception du fichier par Billnado ;
• Date de traitement : fin de la lecture automatique ;
• Date d'expiration : suppression automatique du document non enregistré. Elle se situe trois mois après la réception et est distincte de l'échéance de paiement d'une facture.

Corriger, changer le type ou enregistrer

Les corrections ne sont pas enregistrées séparément. Dès que vous modifiez un champ ou une ligne, Réinitialiser apparaît et permet de restaurer toutes les données extraites. Supprimer le document est uniquement disponible lorsqu'aucune modification n'est en attente ; réinitialisez d'abord si vous souhaitez tout de même supprimer le document fourni.

Si le type est erroné, choisissez Modifier le document en note de crédit ou Modifier le document en facture. Billnado enregistre immédiatement ce changement de type et adapte les champs et l'action finale.

Choisissez ensuite :

• Enregistrer comme facturé pour créer une facture d'achat non payée dans le journal d'achats par défaut ;
• Enregistrer comme note de crédit pour créer une note de crédit d'achat non payée dans le journal d'achats par défaut.

Billnado calcule les totaux définitifs à partir de la quantité, du prix unitaire et du code TVA. Le fichier fourni est joint au nouveau document d'achat. Le document fourni disparaît ensuite de l'aperçu et Billnado ouvre le nouveau document d'achat. Si Nouveau fournisseur était activé, la nouvelle fiche fournisseur est également créée.

Doublon possible

Lorsque vous choisissez un fournisseur existant et saisissez un numéro de facture ou de note de crédit correspondant à un document existant de ce fournisseur, Doublon possible apparaît.

• Choisissez Voir pour contrôler un document trouvé dans un onglet distinct.
• Choisissez Annuler pour revenir sans créer de document d'achat.
• Choisissez Continuer uniquement si vous êtes certain qu'il ne s'agit pas d'un double enregistrement. Billnado crée alors tout de même le document.

Supprimer

Supprimer le document ouvre une double confirmation. Après confirmation, le fichier fourni et les données extraites sont définitivement supprimés. Aucune facture ni note de crédit d'achat n'est créée. Téléchargez d'abord le fichier si vous en avez encore besoin.

Résoudre les problèmes

Pourquoi ne puis-je pas terminer l'enregistrement ?

Contrôlez le numéro du document, la date, le fournisseur et le code TVA de chaque ligne. Vérifiez aussi que l'administration possède une entreprise et un journal d'achats par défaut.

Pourquoi Scanner à nouveau n'apparaît-il pas ?

Cette action apparaît uniquement lorsque le traitement automatique a ÉCHOUÉ.

Que deviennent mes corrections si je choisis Réinitialiser ?

Billnado restaure les dernières données extraites. Les modifications manuelles et les lignes ajoutées ou supprimées sont perdues.

Documentation associée

• Gérer les documents fournis