Intégrations
Connecter Billnado à Clearfacts via Mailbox
Retrouvez les canaux Clearfacts pour les achats et ventes, configurez Mailbox dans Billnado et vérifiez la réception et le transfert automatique.
Mis à jour le 22 octobre 2026
Mailbox transmet les factures et notes de crédit de Billnado aux boîtes numériques de votre dossier Clearfacts. Vous devez avoir accès à l’administration Billnado et au portail Clearfacts de votre comptable, ou demander à celui-ci les adresses du dossier.
Étape 1 : copier les canaux d’entrée du dossier Clearfacts
Ouvrez le bon dossier dans Clearfacts. Cliquez sur votre nom en haut à droite et ouvrez les paramètres du dossier (Dossierinstellingen dans l’interface néerlandaise). Sous les paramètres généraux et canaux d’entrée (Algemeen > Invoerkanalen), vous trouverez les adresses e-mail uniques du dossier. L’aide Clearfacts appelle aussi cette rubrique E-mail.
Copiez l’adresse des achats (Aankoop) et celle des ventes (Verkoop). Respectez exactement les majuscules et minuscules. Pour les factures, utilisez la boîte spécifique plutôt que l’adresse générale ou celle des documents divers.
| Champs Billnado, pour PDF et UBL | Destination Clearfacts |
|---|---|
| E-mail pour factures de vente | Utilisez le canal d’entrée des ventes du même dossier. |
| E-mail pour notes de crédit de vente | Utilisez le canal des ventes ; convenez du traitement des notes de crédit avec votre comptable. |
| E-mail pour factures d'achat | Utilisez le canal d’entrée des achats du même dossier. |
| E-mail pour notes de crédit d'achat | Utilisez le canal des achats ; convenez du traitement des notes de crédit avec votre comptable. |
L’aide Clearfacts sur l’envoi de documents par e-mail décrit les fichiers PDF et UBL/XML acceptés. Un PDF ne peut pas être protégé par un mot de passe. La limite de la boîte mail est de 20 MB.
Étape 2 : configurer les destinations dans Billnado
Ouvrez la bonne administration dans Billnado et accédez à Paramètres > Intégrations > Comptabilité. Sélectionnez Mailbox dans Logiciel comptable.
Pour chaque type de document, saisissez l’adresse Clearfacts dans les champs (PDF) et (UBL) selon le tableau. Clearfacts utilise la même boîte pour les deux formats ; Billnado exporte un seul fichier, en donnant priorité à un UBL approprié ou, à défaut, au PDF disponible.
Choisissez Période de report pour l’export automatique. Réglez Taille maximale de la pièce jointe sous la limite de la boîte destinataire, en conservant une marge pour la taille totale de l’e-mail. La valeur par défaut de 2 MB est plus restrictive que la limite Clearfacts. Convenez de l’option Envoyez uniquement des UBL valides PEPPOL pour les documents de vente avec votre comptable ; ce choix n’effectue aucun envoi via Peppol.
Étape 3 : vérifier le traitement et enregistrer
Vérifiez que toutes les adresses appartiennent à la même entreprise et que les achats et ventes sont bien affectés. Choisissez Enregistrer pour activer Mailbox.
Clearfacts peut transférer automatiquement les documents reçus à votre comptable. Dans les canaux d’entrée, l’interface néerlandaise nomme ces options Auto-forward aankoopfacturen et Auto-forward verkoopfacturen. Laissez votre comptable décider si ce traitement est souhaitable ; la connexion Billnado n’exige pas leur activation.
Attention : lorsque le transfert automatique est activé, les documents transmis peuvent passer directement en traitement. Vérifiez ce paramètre du dossier avant d’exporter des documents.
Étape 4 : vérifier la réception dans Clearfacts
Choisissez avec votre comptable un document qui n’a pas encore été transmis. Vérifiez-le à l’aide de l’icône en forme d’œil dans la liste Billnado, puis choisissez Exporter. Cette action transmet réellement le document à Clearfacts.
Recherchez-le dans la bonne boîte ou, si le transfert automatique est actif, parmi les documents en cours de traitement. L’historique des documents (Documenthistoriek en néerlandais) aide à retrouver l’envoi. Comparez le numéro, le montant et la classification achat ou vente avant d’envoyer d’autres documents.
Utilisation quotidienne et résolution des problèmes
Mailbox transmet des documents à Clearfacts ; les écritures, corrections et statuts de paiement de Clearfacts ne reviennent pas dans Billnado par cette méthode.
Si un document manque, vérifiez l’orthographe exacte de l’adresse, le dossier, la boîte, la taille du fichier et une éventuelle protection du PDF par mot de passe. Vérifiez aussi si le transfert automatique a déjà déplacé le document vers le traitement. Ne l’exportez à nouveau qu’après avoir contrôlé la réception.
Sélectionnez Aucun dans Logiciel comptable et enregistrez pour désactiver les futurs exports automatiques. Cela ne retire pas les documents déjà transmis à Clearfacts.