Intégrations
Connecter Billnado à OkiOki via Mailbox
Configurez votre adresse OkiOki personnelle dans Billnado et vérifiez la réception et l’envoi Peppol automatique des factures de vente.
Mis à jour le 22 octobre 2026
Mailbox transmet les factures et notes de crédit de Billnado à l’adresse OkiOki personnelle de votre entreprise. Vous devez avoir accès à l’administration Billnado et disposer d’un compte OkiOki permettant la transmission de documents. Convenez avec votre comptable de la façon dont les documents reçus rejoindront ensuite la comptabilité.
Étape 1 : retrouver votre adresse e-mail OkiOki personnelle
Dans OkiOki, ouvrez les préférences et l’adresse e-mail personnelle (Voorkeuren > OkiOki e-mailadres dans l’interface néerlandaise), puis copiez l’adresse. Vérifiez que vous utilisez le compte de la bonne entreprise. Utilisez cette adresse de documents comme destination, plutôt que l’adresse générale du support ou votre adresse de connexion.
Ce mode d’envoi ne nécessite pas de connecter l’intégralité de votre boîte mail personnelle à OkiOki. Billnado transmet directement les documents exportés à l’adresse OkiOki indiquée.
Étape 2 : vérifier l’envoi automatique via Peppol
Dans OkiOki, contrôlez les options d’envoi des e-factures dans les paramètres de votre compte (Je account > Instellingen en néerlandais). OkiOki propose d’envoyer immédiatement via Peppol les factures de vente UBL reçues. Adaptez ce choix à la façon dont vous facturez vos clients depuis Billnado.
Attention : si OkiOki envoie automatiquement les UBL de vente reçus via Peppol, le document peut également parvenir à votre client après l’export Billnado. Désactivez cet envoi automatique si vous délivrez déjà la facture depuis Billnado et utilisez OkiOki uniquement pour la comptabilité.
Le guide OkiOki sur les fichiers UBL externes décrit ce fonctionnement et indique que la transmission de fichiers pour cette fonction exige un abonnement OkiOki Smart. Demandez à votre comptable de confirmer que votre compte permet la transmission souhaitée.
Étape 3 : configurer Mailbox dans Billnado et enregistrer
Dans la bonne administration Billnado, ouvrez Paramètres > Intégrations > Comptabilité. Sélectionnez Mailbox dans Logiciel comptable.
| Champs Billnado, pour PDF et UBL | Destination OkiOki |
|---|---|
| E-mail pour factures de vente | Utilisez l’adresse personnelle de documents de votre entreprise et vérifiez l’envoi Peppol automatique. |
| E-mail pour notes de crédit de vente | Utilisez la même adresse et faites confirmer la reconnaissance comme note de crédit de vente. |
| E-mail pour factures d'achat | Utilisez la même adresse pour les factures de fournisseurs. |
| E-mail pour notes de crédit d'achat | Utilisez la même adresse et faites confirmer la reconnaissance comme note de crédit d’achat. |
Reprenez l’adresse confirmée dans les huit champs PDF et UBL. Billnado envoie un fichier par document : de préférence un UBL approprié ou, à défaut, le PDF disponible.
Choisissez Période de report pour l’export automatique et adaptez Taille maximale de la pièce jointe aux possibilités de réception d’OkiOki. Billnado utilise 2 MB par défaut. Convenez de l’option Envoyez uniquement des UBL valides PEPPOL pour les documents de vente avec votre comptable ; elle ne détermine pas si OkiOki renverra ensuite le document reçu.
Vérifiez l’entreprise, l’adresse de documents et le traitement ultérieur dans OkiOki. Choisissez Enregistrer.
Étape 4 : vérifier un document dans OkiOki
Choisissez un document qui n’est pas encore dans OkiOki. Vérifiez-le à l’aide de l’icône en forme d’œil dans la liste Billnado, puis choisissez Exporter. Il s’agit d’un véritable envoi à OkiOki.
Retrouvez le document dans OkiOki et comparez son numéro, son montant et sa classification achat ou vente. Demandez au comptable de vérifier comment les notes de crédit sont reconnues et si le document est ensuite transmis à la comptabilité. Pour les ventes, vérifiez aussi qu’il n’a pas été renvoyé involontairement à votre client.
Utilisation quotidienne et résolution des problèmes
Convenez du canal utilisé pour collecter chaque document. OkiOki peut aussi récupérer la même facture dans une boîte mail connectée, un dossier cloud ou un autre canal. Vérifiez donc si le document est déjà présent avant de l’exporter à nouveau depuis Billnado.
Si un UBL est refusé, consultez le message du document dans OkiOki. OkiOki ne modifie pas lui-même les fichiers UBL externes. Si des documents manquent, vérifiez aussi l’adresse personnelle, votre abonnement et la taille du fichier.
Mailbox ne rapatrie pas les écritures, corrections ou statuts de paiement d’OkiOki dans Billnado. Sélectionnez Aucun dans Logiciel comptable et enregistrez pour désactiver les futurs exports automatiques. Les documents déjà présents dans OkiOki ne sont pas retirés.