Intégrations
Connecter Billnado à Basecone via Mailbox
Configurez l’adresse de l’administration Basecone dans Billnado et vérifiez la reconnaissance, l’UBL et l’aperçu PDF disponible.
Mis à jour le 22 octobre 2026
Mailbox transmet les factures et notes de crédit de Billnado à votre administration Basecone. Vous devez avoir accès à l’administration Billnado et disposer de l’adresse Basecone unique de la même entreprise. Votre comptable détermine comment les documents sont reconnus, contrôlés et comptabilisés dans Basecone.
Étape 1 : demander l’adresse Basecone unique
Demandez à votre comptable l’adresse e-mail de la bonne administration Basecone. L’adresse standard combine le code du cabinet et celui de l’administration et se termine par @mailtobasecone.com. Un cabinet peut également utiliser son propre domaine de réception. Reprenez donc l’adresse complète existante.
Une seule adresse d’administration peut recevoir plusieurs types de documents. Basecone permet des balises d’objet telles que [INK] et [VRK] pour les achats et ventes. Les paramètres Mailbox de Billnado contiennent uniquement des adresses de destination, sans paramètre pour ces balises. Convenez donc de la façon dont votre comptable contrôlera le type de document dans Basecone.
Étape 2 : configurer les destinations dans Billnado
Accédez à Paramètres > Intégrations > Comptabilité dans la bonne administration. Sélectionnez Mailbox dans Logiciel comptable.
| Champs Billnado, pour PDF et UBL | Destination Basecone |
|---|---|
| E-mail pour factures de vente | Utilisez l’adresse unique de l’administration Basecone pour vos factures de vente. |
| E-mail pour notes de crédit de vente | Utilisez la même adresse et demandez au comptable de contrôler la reconnaissance comme note de crédit de vente. |
| E-mail pour factures d'achat | Utilisez la même adresse pour les factures de fournisseurs. |
| E-mail pour notes de crédit d'achat | Utilisez la même adresse et demandez au comptable de contrôler la reconnaissance comme note de crédit d’achat. |
Saisissez l’adresse confirmée dans les huit champs PDF et UBL. Billnado envoie un seul fichier par document, de préférence un UBL approprié ou, à défaut, le PDF disponible.
Un PDF intégré à un UBL permet un contrôle visuel dans Basecone. Basecone indique aussi qu’un XML sans PDF peut être traité, mais sans aperçu de la facture dans l’écran de comptabilisation. Vérifiez avec votre comptable si le fichier transmis offre l’affichage souhaité. Les explications Basecone sur le PDF associé à l’UBL décrivent ces différences.
Étape 3 : enregistrer les paramètres d’export
Réglez Période de report sur le nombre de jours convenu avant l’envoi automatique. Choisissez pour Taille maximale de la pièce jointe une limite compatible avec la réception dans Basecone ; Billnado utilise 2 MB par défaut.
Convenez de l’option Envoyez uniquement des UBL valides PEPPOL pour les documents de vente avec votre comptable. Un UBL valide ne dispense pas de contrôler la reconnaissance automatique comme achat, vente ou note de crédit.
Vérifiez le cabinet, l’administration et l’adresse. Choisissez Enregistrer.
Attention : l’activation détermine aussi les futurs exports automatiques. Vérifiez quels documents sont déjà présents dans Basecone avant de démarrer le nouveau mode d’envoi.
Étape 4 : contrôler un document dans Basecone
Choisissez avec votre comptable un document qui n’a pas encore été transmis. Vérifiez-le à l’aide de l’icône en forme d’œil dans la liste Billnado, puis choisissez Exporter. Il s’agit d’un véritable envoi.
Demandez au comptable de retrouver le document dans Basecone et d’en vérifier le numéro, le montant, le type et la lisibilité. Pour l’UBL, vérifiez aussi si l’aperçu de la facture est disponible. Une éventuelle confirmation de réception Basecone et une comptabilisation définitive sont deux choses différentes.
Utilisation quotidienne et résolution des problèmes
Les documents sont transmis après la période de report, puis traités dans Basecone. Mailbox ne rapatrie pas les écritures, corrections et statuts de paiement dans Billnado.
Si un document manque, vérifiez l’adresse de l’administration, la taille du fichier et la réception dans Basecone. Si le type est incorrect ou si l’aperçu manque, demandez au comptable de vérifier la reconnaissance et le format transmis. N’envoyez pas une copie PDF séparée sans concertation : cela pourrait créer un second document.
Sélectionnez Aucun dans Logiciel comptable et enregistrez pour désactiver les futurs exports automatiques. Les documents déjà reçus restent dans Basecone.