Intégrations
Connecter Billnado à Octopus via Mailbox
Retrouvez les adresses PDF et UBL du dossier Octopus, configurez Mailbox dans Billnado et vérifiez la réception dans le Document Import Viewer.
Mis à jour le 22 octobre 2026
Mailbox transmet les factures et notes de crédit de Billnado au dossier Octopus de votre comptable. Vous devez avoir accès à l’administration Billnado et disposer des adresses de réception du bon dossier Octopus. Ce guide concerne l’envoi par e-mail.
Étape 1 : retrouver les adresses du dossier Octopus
Dans Octopus, ouvrez la gestion des dossiers (Beheer > Dossiers dans l’interface néerlandaise) et sélectionnez le dossier correspondant à votre administration Billnado. Demandez à votre comptable de confirmer le numéro du dossier et les adresses d’achat et de vente.
Octopus utilise des adresses différentes pour les PDF et les UBL. Les adresses UBL commencent par uid- et celles destinées à la reconnaissance des PDF par ocr-. Le suffixe -A correspond aux achats et -V aux ventes. Reprenez chaque fois l’adresse complète de votre dossier, et non celle d’un autre dossier.
| Type de document dans Billnado | Destination PDF | Destination UBL |
|---|---|---|
| Factures de vente | L’adresse OCR des ventes. | L’adresse UID des ventes. |
| Notes de crédit de vente | L’adresse OCR des ventes, selon l’accord avec votre comptable. | L’adresse UID des ventes, selon l’accord avec votre comptable. |
| Factures d’achat | L’adresse OCR des achats. | L’adresse UID des achats. |
| Notes de crédit d’achat | L’adresse OCR des achats, selon l’accord avec votre comptable. | L’adresse UID des achats, selon l’accord avec votre comptable. |
Selon le guide Octopus sur l’envoi par e-mail, la limite de reconnaissance d’une pièce jointe est de 2 MB et celle de l’e-mail complet de 20 MB. Les pièces jointes plus volumineuses ne bénéficient pas de la même reconnaissance automatique.
Étape 2 : configurer Mailbox dans Billnado
Ouvrez la bonne administration et accédez à Paramètres > Intégrations > Comptabilité. Sélectionnez Mailbox dans Logiciel comptable.
Complétez les huit champs e-mail selon le tableau : utilisez la destination PDF pour le champ (PDF) et la destination UBL pour (UBL). Complétez séparément les factures et notes de crédit, même lorsqu’elles utilisent la même adresse.
Réglez Période de report sur le nombre de jours convenu avant l’export automatique. En réglant Taille maximale de la pièce jointe sur 2 MB, Billnado maintient les fichiers envoyés en dessous de cette limite. Demandez à votre comptable si l’option Envoyez uniquement des UBL valides PEPPOL convient au traitement souhaité de vos documents de vente.
Billnado envoie un seul fichier par document. Un UBL approprié est prioritaire ; à défaut, le PDF disponible est envoyé. Les deux champs d’adresse permettent à chaque format d’arriver à la bonne destination Octopus.
Étape 3 : enregistrer les paramètres
Vérifiez le numéro du dossier, la distinction entre achats et ventes et celle entre PDF et UBL. Choisissez ensuite Enregistrer. Le choix enregistré détermine aussi l’export automatique après la période de report.
Attention : l’activation peut également préparer pour votre comptable des documents qui n’ont pas encore été exportés. Lors d’un changement, vérifiez quels documents figurent déjà dans Octopus avant d’enregistrer la connexion.
Étape 4 : vérifier la réception dans Octopus
Convenez avec votre comptable du premier document à exporter parmi ceux qui n’ont pas encore été transmis. Vérifiez-le à l’aide de l’icône en forme d’œil dans la liste des documents, puis choisissez Exporter. Il s’agit d’un véritable envoi à Octopus.
Demandez à votre comptable de retrouver le document dans le Document Import Viewer (DIV) du bon dossier. Vérifiez le numéro, le montant, le type et la lisibilité du document. Un export enregistré dans Billnado ne confirme pas que la comptabilisation dans Octopus est terminée.
Utilisation quotidienne et résolution des problèmes
Après l’activation, les documents sont proposés à l’export après la période de report. Le comptable poursuit leur traitement dans Octopus. Mailbox ne renvoie pas les écritures et statuts de paiement à Billnado.
Si un document manque dans le DIV, vérifiez l’adresse du dossier, le suffixe d’achat ou de vente et la taille du fichier. Utilisez directement les adresses du dossier pour qu’Octopus puisse identifier la destination. Recherchez d’abord le document dans Octopus avant de l’exporter à nouveau.
Pour désactiver les futurs exports automatiques, sélectionnez Aucun dans Logiciel comptable et enregistrez le paramètre. Les documents déjà présents dans Octopus y restent.