Intégrations
Connecter Billnado à Exact Online via Mailbox
Associez les adresses Mail2EOL à Billnado, convenez du traitement PDF et UBL avec votre comptable et vérifiez la réception dans Exact Online.
Mis à jour le 22 octobre 2026
Mailbox transmet par e-mail les factures et notes de crédit de Billnado à Exact Online. Vous devez avoir accès à l’administration Billnado et disposer des adresses Mail2EOL de la bonne administration Exact Online. Votre comptable confirme que l’abonnement Exact permet l’envoi par e-mail et le traitement souhaité.
Étape 1 : faire confirmer les adresses de réception Exact Online
Demandez à votre comptable les adresses e-mail des achats et des ventes de votre administration. Faites aussi confirmer l’adresse à utiliser pour les notes de crédit et pour les PDF ou UBL/XML. Reprenez les adresses complètes ; ne les déduisez pas d’un nom ou numéro d’administration.
Exact appelle l’envoi par e-mail Mail2EOL. Les possibilités d’envoi et de traitement automatique dépendent de l’abonnement et de la configuration de l’administration. Les explications Exact sur les administrations clients décrivent ces possibilités.
Demandez aussi au comptable de vérifier si les expéditeurs utilisés par Billnado pour les exports comptables doivent être autorisés. Utilisez les véritables adresses d’export Billnado ; votre adresse personnelle n’est pas nécessairement l’expéditeur de ces messages. Le support Billnado peut confirmer les adresses utilisées.
Étape 2 : associer les adresses aux types de documents dans Billnado
Dans la bonne administration Billnado, accédez à Paramètres > Intégrations > Comptabilité et sélectionnez Mailbox dans Logiciel comptable.
| Champs Billnado, pour PDF et UBL | Destination Exact Online |
|---|---|
| E-mail pour factures de vente | Utilisez l’adresse confirmée par votre comptable pour les factures de vente et le format concerné. |
| E-mail pour notes de crédit de vente | Utilisez l’adresse confirmée pour les notes de crédit dans l’administration des ventes. |
| E-mail pour factures d'achat | Utilisez l’adresse confirmée pour les factures d’achat et le format concerné. |
| E-mail pour notes de crédit d'achat | Utilisez l’adresse confirmée pour les notes de crédit dans l’administration des achats. |
Complétez séparément les champs PDF et UBL. Si Exact utilise la même adresse pour les deux formats, saisissez-la dans les deux champs. N’utilisez pas une destination d’achat pour les documents de vente.
Billnado exporte un seul fichier : un UBL approprié est prioritaire, sinon le PDF disponible est envoyé. Vérifiez donc qu’Exact peut traiter aussi bien la destination UBL que le recours au PDF.
Étape 3 : définir les conditions d’export et enregistrer
Choisissez Période de report pour l’export automatique. Adaptez Taille maximale de la pièce jointe au service Exact destinataire ; la limite par défaut de Billnado est de 2 MB. Tenez compte du fichier et de la taille totale de l’e-mail.
L’option Envoyez uniquement des UBL valides PEPPOL limite le choix du fichier UBL pour les documents de vente. Elle n’active pas l’envoi Peppol et n’empêche pas le recours au PDF.
Vérifiez l’entreprise active, les adresses et les expéditeurs autorisés. Choisissez ensuite Enregistrer.
Attention : l’activation peut démarrer l’envoi automatique des documents admissibles. Lors d’un changement, convenez à partir de quels documents votre comptable traite le nouveau flux afin d’éviter les doublons.
Étape 4 : faire vérifier un envoi dans Exact Online
Choisissez un document qui n’est pas encore dans Exact, vérifiez-le à l’aide de l’icône en forme d’œil dans Billnado, puis choisissez Exporter. Cette action envoie le document à la destination configurée.
Demandez à votre comptable de vérifier, dans l’administration Exact Online destinataire, que le document est arrivé, qu’il rejoint le bon journal d’achat ou de vente et qu’il peut être traité correctement. Vérifiez le numéro, la relation, le montant et la reconnaissance d’une note de crédit comme telle. L’export enregistré dans Billnado ne confirme pas une comptabilisation définitive dans Exact.
Utilisation quotidienne et résolution des problèmes
Mailbox transmet les documents à Exact Online dans un seul sens. Les écritures, corrections et statuts de paiement ne reviennent pas dans Billnado par cette méthode.
Si un document manque, vérifiez l’adresse de l’administration, l’expéditeur autorisé, les exigences de format et la taille du fichier. S’il est reçu mais pas encore comptabilisé, faites vérifier son traitement dans Exact. Contrôlez l’envoi existant avant d’exporter à nouveau.
Sélectionnez Aucun dans Logiciel comptable et enregistrez pour désactiver les futurs exports automatiques. Cela ne supprime pas les documents reçus dans Exact Online.