Gérer les documents fournis

Cette page rassemble les factures et notes de crédit d'achat qui doivent encore être contrôlées et enregistrées. Les documents peuvent arriver par Peppol, e-mail ou téléversement. Tout appartient à l'administration active ; vous devez avoir accès à cette administration et disposer d'une licence Billnado active.

Fournir des documents

Utilisez la zone correcte pour chaque document. Ce choix détermine si Billnado prépare le fichier comme facture ou note de crédit d'achat.

• Faites glisser un ou plusieurs fichiers vers Factures d'achat ou Notes de crédit d'achat.
• Choisissez Chargement de document pour sélectionner des fichiers sur votre appareil.
• Choisissez l'adresse e-mail affichée pour ouvrir un nouveau message dans votre logiciel de messagerie. Les factures et les notes de crédit disposent chacune d'une adresse distincte ; envoyez le document à l'adresse correspondant au bon type.
• Les documents reçus par Peppol apparaissent automatiquement dans le même aperçu.

Vous pouvez fournir des fichiers PDF, XML/UBL et les formats d'image courants. Une image est convertie en PDF pour le traitement. Chaque fichier peut avoir une taille maximale de 5 Mo. Un fichier non pris en charge ou trop volumineux est refusé avant le téléversement. Si vous sélectionnez plusieurs fichiers, chacun est téléversé séparément ; les autres peuvent donc réussir si l'un d'eux est refusé.

Suivre le traitement

Colonne	Signification
Nom du fichier	Nom sous lequel le fichier fourni est conservé. La recherche utilise ce nom.
Type	Facture d'achat ou Note de crédit d'achat, selon la zone, la boîte aux lettres ou les données reçues.
Source	Manuel pour un téléversement, E-mail pour la boîte aux lettres ou Peppol pour une réception électronique.
Date	Date et heure de réception du document par Billnado.
Expiré le	Moment où un document non enregistré sera supprimé automatiquement. Les documents fournis sont conservés pendant trois mois.
Statut	Avancement de la lecture des données.

Les statuts signifient :

• En attente : le document attend son traitement ;
• Traiter : Billnado lit le document ;
• Sélectionné : les données extraites sont disponibles pour contrôle ;
• ÉCHOUÉ : la lecture automatique n'a pas abouti. Ouvrez le document pour saisir les données manuellement ou le scanner à nouveau.

Les documents qui expirent en premier sont affichés en premier par défaut. Triez par Nom du fichier, Date ou Expiré le, puis utilisez la recherche pour retrouver un fichier. Quantité indique le nombre de documents correspondant à la recherche actuelle.

Important : enregistrez ou téléchargez un document avant Expiré le. Billnado supprime automatiquement le document fourni après cette échéance.

Actions sur un document

• Voir ouvre la page de détail pour contrôler et corriger les données extraites, puis enregistrer une facture ou une note de crédit d'achat.
• Ouvrir le document affiche le PDF. Un UBL sans PDF intégré ne dispose pas d'aperçu ; utilisez Télécharger pour récupérer le fichier XML d'origine.
• Télécharger enregistre sur votre appareil le fichier conservé par Billnado. Une image fournie a déjà été convertie en PDF ; les fichiers PDF et XML/UBL conservent leur format.
• Supprimer ouvre une double confirmation et supprime définitivement le document fourni. Aucun document d'achat n'est créé.

Une liste vide signifie qu'aucun document fourni ne correspond à la recherche actuelle.

Résoudre les problèmes

Pourquoi un fichier envoyé par e-mail n'apparaît-il pas ?

Vérifiez que vous avez utilisé la boîte aux lettres distincte du bon type de document et que le message contient un fichier pris en charge. Attendez le début du traitement, puis actualisez l'aperçu.

Pourquoi ne puis-je pas ouvrir un fichier XML ?

L'aperçu utilise le PDF intégré au fichier UBL. Si le fournisseur n'a livré que le XML, téléchargez le fichier d'origine et contrôlez les données extraites sur la page de détail.

Puis-je corriger un type de document erroné ?

Oui. Ouvrez Voir et transformez le document en facture ou en note de crédit avant de l'enregistrer définitivement.

Documentation associée

• Contrôler un document fourni