Connecter Billnado à Billtobox via Mailbox

Mailbox transmet les factures et notes de crédit de Billnado à votre compte Billtobox. Vous devez avoir accès à l’administration Billnado et aux paramètres de réception de la même entreprise dans Billtobox. Achats et ventes ont des paramètres d’import distincts.

Étape 1 : copier l’adresse des documents d’achat

Dans Billtobox, ouvrez les paramètres des e-mails entrants (Instellingen > Inkomend > Via e-mail dans l’interface néerlandaise). Copiez l’adresse de réception unique des documents d’achat de votre entreprise. Utilisez une adresse existante du compte ; il n’est pas nécessaire d’en créer une pour la connexion Billnado.

L’aide Billtobox sur les factures entrantes par e-mail indique où retrouver les adresses. Demandez au comptable de confirmer le traitement des notes de crédit d’achat à cette même adresse.

Étape 2 : vérifier l’import des ventes et les expéditeurs autorisés

Ouvrez les paramètres sortants de Billtobox (Instellingen > Uitgaand en néerlandais). La rubrique des adresses e-mail (E-mailadressen) contient les adresses d’import des factures de vente.

Billtobox permet l’import sur la base d’un expéditeur autorisé. L’option d’acceptation automatique des documents provenant d’adresses e-mail spécifiées détermine les expéditeurs autorisés à transmettre des documents de vente. Demandez à l’administrateur du compte d’y ajouter les véritables expéditeurs d’export Billnado ; le support Billnado peut les confirmer. Tenez également compte d’un expéditeur distinct pour les notes de crédit de vente.

Utilisez cette méthode d’autorisation pour la connexion. La méthode alternative de Billtobox utilise une clé unique dans l’objet ; cette clé ne peut pas être saisie dans les paramètres Mailbox de Billnado. Le guide Billtobox d’import des ventes par e-mail décrit les deux possibilités.

Attention : Billtobox peut envoyer automatiquement au client les XML de vente importés. Demandez au comptable de vérifier les paramètres des factures de vente avant la connexion afin qu’une facture déjà envoyée depuis Billnado ne soit pas délivrée une seconde fois.

Étape 3 : saisir les destinations dans Billnado et enregistrer

Dans la bonne administration Billnado, ouvrez Paramètres > Intégrations > Comptabilité. Sélectionnez Mailbox dans Logiciel comptable.

Champs Billnado, pour PDF et UBL	Destination Billtobox
E-mail pour factures de vente	Utilisez l’adresse d’import des ventes des paramètres sortants, avec l’expéditeur Billnado autorisé.
E-mail pour notes de crédit de vente	Utilisez la destination des notes de crédit de vente confirmée par votre comptable, avec l’expéditeur correspondant autorisé.
E-mail pour factures d'achat	Utilisez l’adresse unique des paramètres de réception par e-mail.
E-mail pour notes de crédit d'achat	Utilisez la destination d’achat pour les notes de crédit confirmée par votre comptable.

Complétez chaque champ PDF et UBL avec la destination du type de document concerné. Billnado envoie un fichier par document, en donnant priorité à un UBL approprié ou, à défaut, au PDF disponible. Utiliser l’adresse d’achat pour les documents de vente ne remplace pas l’import des ventes.

Réglez Période de report pour l’export automatique. Adaptez Taille maximale de la pièce jointe aux possibilités de réception de Billtobox ; Billnado utilise 2 MB par défaut. Discutez de l’option Envoyez uniquement des UBL valides PEPPOL pour vos documents de vente. Vérifiez ensuite toutes les adresses et choisissez Enregistrer.

Étape 4 : vérifier la réception et l’envoi ultérieur

Choisissez avec votre comptable un document qui n’a pas encore été transmis. Vérifiez-le à l’aide de l’icône en forme d’œil dans la liste Billnado, puis choisissez Exporter. Il s’agit d’un véritable envoi à Billtobox.

Vérifiez la rubrique des documents entrants ou sortants dans Billtobox selon le document. Comparez son numéro, son montant et sa classification comme facture ou note de crédit. Pour les ventes, vérifiez aussi que l’import suit le traitement convenu et ne provoque pas involontairement un nouvel envoi à votre client.

Utilisation quotidienne et résolution des problèmes

Si l’import des ventes est refusé, vérifiez d’abord l’adresse de vente et l’expéditeur Billnado autorisé. Si des documents d’achat manquent, vérifiez leur réception dans la rubrique des documents entrants et les éventuelles tâches de filtrage. Vérifiez aussi les limites de format et de taille avant d’exporter à nouveau.

Mailbox ne renvoie pas les écritures, corrections ou statuts de paiement de Billtobox à Billnado. Pour désactiver les futurs exports automatiques, sélectionnez Aucun dans Logiciel comptable et enregistrez. Cela ne supprime pas les documents de Billtobox.

Documentation associée

• Connecter un logiciel comptable
• Billtobox : paramètres des factures de vente
• Contrôler et gérer une note de crédit d’achat