Contrôler et gérer une facture d’achat

Sur cette fiche, vous contrôlez et modifiez une facture d’achat. Le titre affiche le numéro du document et son statut actuel. Les données de cette fiche constituent l’enregistrement dans votre administration ; le PDF ou UBL joint reste le document fourni. Vous devez disposer d’un accès à l’administration et d’une licence Billnado active.

Fournisseur et document

Champ ou paramètre	Signification
Fournisseur	La relation dont vous avez reçu le document. Choisissez un fournisseur actif pour enregistrer la fiche.
Données TVA et adresse	Affichent les données du fournisseur sélectionné. Elles ne sont pas directement modifiables ici.
Numéro de facture	Le numéro indiqué par le fournisseur sur son document.
Date	La date du document du fournisseur.
Date d'expiration	La date à laquelle la facture doit être payée.
Remarque	Une précision concernant le document.

Lignes et totaux

Champ ou paramètre	Signification
Article	L’article ou le nom d’article libre décrivant le bien ou la prestation acheté.
Quantité	La quantité concernée par la ligne. Utilisez une quantité positive.
Prix unitaire	Le prix d’une unité, hors TVA. Utilisez un prix égal ou supérieur à zéro.
Taux de TVA	Détermine le traitement TVA de cette ligne.
Montants hors TVA et TVA comprise	Indiquent la valeur de la ligne. Les montants associés sont recalculés après une modification.

Totaux affiche la somme hors TVA, la TVA et la somme TVA comprise.

Action	Conséquence
Ajouter une ligne	Ajoute une nouvelle ligne au document.
Monter et Descendre	Modifient l’ordre des lignes.
Supprimer la ligne	Supprime la ligne choisie. Au moins une ligne reste présente.

Données complémentaires de ligne

Ouvrez Données supplémentaires pour compléter le classement et les explications de la ligne.

Champ ou paramètre	Utilisation
Unité	Précise la quantité, par exemple en pièces ou en heures.
SKU	Code article reconnaissable.
Numéro de série	Identifie l’exemplaire concerné.
Garantie	Enregistre la garantie de l’article.
Projet	Affecte les coûts ou la correction de cette ligne à un projet.
Compte général	Détermine le classement comptable de la ligne.
Remarque	Explication complémentaire concernant cette ligne.
Montant de la TVA	La part de TVA calculée pour la ligne.

Classement global

Champ ou paramètre	Signification
Projet dans Références	Lie l’ensemble du document à un projet.
Taux de TVA dans Global	Propose le traitement TVA pour les nouvelles lignes.
Compte standard	Propose le compte général pour les nouvelles lignes.
Raison sociale	Détermine sous quel nom commercial de votre administration vous enregistrez le document.
Journal d’achat dans Interne	Détermine le journal d’achat auquel appartient le document.
Note interne	Conserve des précisions pour votre propre suivi.

Contrôlez les lignes existantes séparément lorsque vous modifiez les propositions globales.

Informations de paiement

Champ ou paramètre	Signification
IBAN	Le compte bancaire sur lequel vous payez le fournisseur.
BIC	L’identification de la banque pour ce compte.
Référence de paiement	La communication associée au paiement.
Date de paiement prévue	Votre propre date de paiement prévue. Elle peut différer de l’échéance.

L’enregistrement conserve ces informations de paiement et n’effectue aucun virement bancaire.

Documents et paiements

Documents répertorie les fichiers PDF, UBL et pièces jointes disponibles. Télécharger permet d’enregistrer un fichier. Téléverser un document ou le glisser-déposer dans la zone ajoute des pièces jointes, jusqu’à 5 Mo par fichier. Seuls les fichiers de type Pièce jointe peuvent être supprimés ici. L’ajout et la suppression d’une pièce jointe sont immédiats ; ils n’attendent pas Enregistrer de la fiche.

Paiements affiche, pour chaque enregistrement, le mode de paiement, la date, le montant et une éventuelle note. Total payé additionne ces enregistrements. Cette carte sert au contrôle ; vous n’effectuez aucun paiement ici.

Informations système

Système indique quand la fiche a été créée et modifiée pour la dernière fois. Ces données sont en lecture seule.

Enregistrer et confirmer

Après une modification, utilisez Enregistrer ; Annuler rétablit les données enregistrées. Sur une fiche enregistrée, Voir le PDF ouvre le document.

Traitez un brouillon avec Confirmer la facture d’achat. Il reçoit ensuite le statut de paiement correspondant au total et aux paiements enregistrés : ouvert, partiellement payé ou payé. Des modifications ultérieures des montants peuvent aussi modifier ce statut.

Options et conséquences

Action	Conséquence
Convertir en note de crédit d'achat	Corrige un type de document erroné. Cela n’est possible que pour un brouillon sans données liées de réception, de stock ou d’amortissement. La facture est remplacée par une note de crédit brouillon ; les fichiers et enregistrements de paiement sont transférés.
Convertir en réception de marchandises	Crée une réception brouillon distincte à partir des lignes de produits liées. La facture doit contenir au moins une ligne de produit appropriée. La facture est conservée ; la réception doit encore être traitée pour enregistrer le stock.
Marquer comme exportée	Enregistre que vous avez déjà traité le document en dehors de ce processus d’export. Rien n’est envoyé à votre comptable. L’option disparaît lorsque le document est marqué comme exporté.

Attention : la conversion vers un autre type de document d’achat remplace le brouillon d’origine. Vérifiez le type souhaité avant de confirmer ; les fichiers et enregistrements de paiement sont transférés.

Supprimer

Supprimer est disponible pour un brouillon et demande une double confirmation.

Attention : la suppression est définitive et retire aussi les fichiers associés et les enregistrements de paiement. Vérifiez si vous souhaitez conserver le document et son traitement.

Actions financières

Les actions financières sont disponibles lorsqu’il n’y a pas de modifications non enregistrées. Paiements présente les enregistrements existants ; les actions ci-dessous enregistrent un règlement sans exécuter de virement bancaire.

Action	Conséquence
Ajouter des paiements	Ouvre la page de paiement pour enregistrer un règlement total ou partiel avec montant, date, référence et méthode de paiement. Ajouter des paiements apparaît en bas de page tant que le document n’est pas payé ; sur un document payé, Ajouter un paiement se trouve sous Options → Financier.
Options → Financier → Rapprocher	Enregistre immédiatement tout le montant restant à la date du jour, sans méthode de paiement, et marque le document comme Payé. Disponible tant que le document n’est pas payé ; un montant ouvert positif est nécessaire.

Attention : Rapprocher s’exécute immédiatement, sans confirmation supplémentaire. Utilisez cette action uniquement lorsque le montant restant a réellement été réglé. Choisissez Ajouter un paiement pour saisir vous-même le montant, la date ou la méthode. La page de détail ne propose aucune action pour modifier ou supprimer un paiement existant.

Le rapprochement libère les associations existantes entre les transactions bancaires et cette facture. Les transactions bancaires sont conservées, mais ne sont plus liées à cette facture.

Enregistrer un paiement d’achat

La page de paiement présente le total du document TVA comprise, le montant déjà enregistré et le solde ouvert, avec les paiements existants en dessous.

Champ ou réglage	Signification
Montant du paiement	Le montant enregistré comme paiement ou compensation. Le solde complet est proposé ; adaptez-le pour un règlement partiel. Utilisez au moins 0,01 et au maximum deux décimales.
Date	La date du règlement ; aujourd’hui par défaut.
Référence	Une description pour reconnaître l’enregistrement.
Méthode de paiement	Une méthode configurée dans l’administration. Laissez-la vide si elle est inconnue.

Ajouter un paiement enregistre le règlement et revient aux détails. Un brouillon reste un brouillon après cet enregistrement ; le statut de paiement d’un document confirmé est recalculé. Réinitialiser rétablit les valeurs initiales après une modification. Annuler revient sans enregistrer.

Documentation associée

• Consulter et traiter les factures d’achat
• Contrôler et gérer une note de crédit d’achat