Intégrations
Connecter Billnado à WinBooks Connect via Mailbox
Utilisez Email to Connect pour transmettre les factures et notes de crédit de Billnado et vérifier leur réception dans le dossier WinBooks Connect.
Mis à jour le 22 octobre 2026
Mailbox transmet les factures et notes de crédit de Billnado au dossier WinBooks Connect de votre comptable. Vous devez avoir accès à l’administration Billnado et disposer d’une adresse de réception Email to Connect active. Votre comptable configure le traitement ultérieur dans WinBooks.
Étape 1 : faire vérifier Email to Connect pour le dossier
Demandez au comptable l’adresse de collecte existante de votre dossier WinBooks Connect. S’il n’y en a pas encore, une personne disposant du profil comptable peut sélectionner la bonne licence et le bon dossier dans le portail WinBooks. Ajoutez le module via + Modules > Email to Connect > Add module. L’adresse du dossier est définie et enregistrée dans Configuration.
WinBooks prend notamment en charge les domaines @winbooksconnect.be, @myinvoices.be et @mydocs.be. Utilisez l’adresse réellement configurée pour votre dossier. Le guide WinBooks de création d’une adresse de collecte décrit la configuration.
Demandez aussi au comptable si tous les documents peuvent arriver à la même adresse ou si des destinations différentes sont prévues pour les achats et les ventes.
Étape 2 : reprendre les adresses dans Billnado
Ouvrez la bonne administration dans Billnado et accédez à Paramètres > Intégrations > Comptabilité. Sélectionnez Mailbox dans Logiciel comptable.
| Champs Billnado, pour PDF et UBL | Destination WinBooks Connect |
|---|---|
| E-mail pour factures de vente | Utilisez la destination Connect confirmée pour les factures de vente. |
| E-mail pour notes de crédit de vente | Utilisez la destination des notes de crédit de vente confirmée par votre comptable pour le même dossier. |
| E-mail pour factures d'achat | Utilisez la destination Connect confirmée pour les factures de fournisseurs. |
| E-mail pour notes de crédit d'achat | Utilisez la destination des notes de crédit d’achat confirmée par votre comptable pour le même dossier. |
Complétez les destinations PDF et UBL de chaque type de document. Si une seule adresse de collecte reçoit tous les types et les deux formats, vous pouvez la saisir dans les huit champs. Cela ne crée pas de journaux distincts dans WinBooks.
WinBooks Connect permet notamment l’affichage de PDF et XML/UBL. Billnado envoie un seul fichier par document : un UBL approprié est prioritaire, sinon le PDF disponible est envoyé. Convenez si le traitement comptable ultérieur de cet UBL est également configuré dans le dossier ; affichage et comptabilisation définitive sont des étapes distinctes.
Étape 3 : définir les conditions et enregistrer
Choisissez Période de report pour l’export automatique et adaptez Taille maximale de la pièce jointe au dossier destinataire. Billnado utilise 2 MB par fichier par défaut. Demandez si l’option Envoyez uniquement des UBL valides PEPPOL convient à vos documents de vente.
Vérifiez l’entreprise, le dossier Connect et les adresses. Choisissez Enregistrer pour enregistrer les paramètres.
Attention : l’activation peut transmettre automatiquement des documents au cabinet comptable. Lors d’un changement, vérifiez quels documents ont déjà été transmis à Connect par un autre canal.
Étape 4 : vérifier la réception dans Connect
Sélectionnez avec votre comptable un document qui n’a pas encore été transmis. Ouvrez-le à l’aide de l’icône en forme d’œil dans Billnado, vérifiez le numéro et le montant, puis choisissez Exporter. Cela transmet le fichier à l’adresse configurée.
Demandez au comptable de vérifier la réception sur My Desk ou dans le traitement ultérieur du bon dossier Connect. Vérifiez le type, la lisibilité et la destination de comptabilisation. Un export enregistré dans Billnado ne confirme pas que le document est comptabilisé dans WinBooks.
Utilisation quotidienne et résolution des problèmes
Les documents sont transmis à Connect après la période de report. Mailbox ne renvoie pas les écritures, corrections et statuts de paiement de WinBooks à Billnado.
Si un document manque, faites vérifier que Email to Connect est actif et que l’adresse utilisée appartient toujours au même dossier. Vérifiez aussi la taille du fichier et le traitement dans Connect. N’utilisez pas une adresse quelconque sur un domaine WinBooks : seule l’adresse configurée pour le dossier est la bonne destination.
Sélectionnez Aucun dans Logiciel comptable et enregistrez pour désactiver les futurs exports automatiques. Les documents déjà transmis ne sont pas supprimés de Connect.