Modifier un modèle de contenu d’e-mail

Cette fiche permet de gérer le texte d’accompagnement d’un e-mail de document. Modifier un modèle global influence aussi son utilisation future par les autres utilisateurs de l’administration active. Vous devez disposer d’un accès à l’administration et d’une licence Billnado active.

Données

Champ ou paramètre	Signification
Nom	Le nom interne permettant d’identifier le modèle dans une sélection.
Type de document	Détermine pour quel e-mail de document le texte est disponible : facture, commande, devis, note de crédit, commande d’achat, livraison, prestation ou l’un des trois niveaux de rappel.
Langue	Détermine la langue pour laquelle le modèle est disponible. Le choix de langue ne traduit pas automatiquement le texte.
Modèle globalement disponible	Partage le modèle avec les utilisateurs de l’administration active. Sans ce paramètre, le modèle est personnel.
Modèle	Le texte d’accompagnement mis en forme pour les e-mails de documents. Les variables insèrent les données du destinataire et du document concernés.

Si vous changez Langue, adaptez aussi le contenu lui-même. Désactiver Modèle globalement disponible rend le modèle personnel. Pour un texte partagé, tenez compte des collègues qui l’utilisent.

Modèle et variables

Modifiez le texte et la mise en forme dans Modèle. Ouvrez Variables pour consulter les champs disponibles. Les variables sont remplacées par les données concernées lors de la préparation d’un e-mail ; conservez leur orthographe exacte.

Variable	Signification
[relation_name]	Nom du client ou du fournisseur concerné par l’e-mail.
[contact_name]	Nom de la personne de contact ; à défaut, le nom du client ou du fournisseur est utilisé.
[company_name], [company_email], [company_phone], [company_website]	Nom et coordonnées du nom commercial associé au document.
[company_address_street], [company_address_number], [company_address_zip], [company_address_city]	Éléments de l’adresse de l’entreprise.
[company_logo]	Logo du nom commercial.
[user_name], [user_email], [user_phone]	Données de la personne de contact interne concernée.
[document_number]	Numéro du document.
[document_value_excl], [document_value_vat], [document_value_incl]	Montants du document hors TVA, TVA et TVA comprise.
[document_guest_link]	Lien public du document lorsqu’il est disponible.

Vérifiez l’e-mail rempli avant l’envoi, surtout lorsqu’un modèle sert pour différents documents ou destinataires.

Informations système

Date de création indique quand le modèle a été ajouté. Dernière mise à jour indique quand les données ont été enregistrées pour la dernière fois. Les deux champs sont en lecture seule.

Enregistrer et définir un modèle par défaut

Enregistrer enregistre vos modifications ; Annuler rétablit la version enregistrée. La modification n’envoie aucun message et ne réécrit pas les e-mails déjà envoyés.

Un modèle enregistré qui n’est pas encore le modèle par défaut propose Définir par défaut. Cette action prend effet immédiatement et remplace le précédent modèle par défaut pour la même langue, le même type de document et la même disponibilité personnelle ou globale. Les autres langues, types de documents et l’autre portée de disponibilité conservent leurs propres modèles par défaut.

Supprimer

Supprimer est disponible lorsque le modèle n’est pas défini par défaut. Pour supprimer le modèle par défaut existant, définissez d’abord un autre modèle par défaut dans la même portée.

Attention : la suppression retire définitivement le modèle de la sélection. Vérifiez au préalable si vous avez encore besoin du texte pour de futurs e-mails.

Documentation associée

• Gérer les modèles de contenu d’e-mail
• Créer un modèle de contenu d’e-mail