Relations
Créer un client, un prospect ou un fournisseur
Créez un client, un prospect ou un fournisseur en cinq étapes avec l’identité, les coordonnées, les paramètres de document et le contrôle VIES.
Mis à jour le 26 août 2026
L’assistant de relation permet de créer un client, un prospect ou un fournisseur en cinq étapes. Vous devez avoir accès à l’administration et disposer d’une licence Billnado active.
Depuis la liste des clients, prospects ou fournisseurs, choisissez Créer une relation. La liste sélectionnée présélectionne le rôle correspondant. Vous pouvez encore le modifier dans l’assistant.
Étape 1 : Type de client
Choisissez d’abord la situation juridique et TVA :
| Choix | Utilisation |
|---|---|
| Particulier | Pour une personne privée sans entreprise ni inscription à la TVA. Les numéros de TVA et d’entreprise ne sont pas affichés. |
| Entreprise belge | Pour une entreprise belge. Le pays est fixé à la Belgique. Le numéro BCE est obligatoire, se saisit au format 0000.000.000 et détermine automatiquement le numéro de TVA en lecture seule. |
| Entreprise étrangère | Pour une entreprise située hors de Belgique. Le numéro de TVA est obligatoire et le numéro d’entreprise national est facultatif. Le pays est initialement vide et devient obligatoire lorsque la relation est un client ou un fournisseur. |
Étape 2 : Identité et adresse
Renseignez l’identité et l’adresse par défaut.
| Champ | Règles |
|---|---|
| Numéro BCE ou numéro d’entreprise national | Uniquement pour les entreprises. Un numéro BCE belge doit contenir exactement dix chiffres et s’affiche avec des points. |
| Numéro de TVA | L’identifiant fiscal que Billnado utilise pour les contrôles TVA et les documents professionnels. Pour une entreprise belge, il est déduit du numéro BCE et ne peut pas être modifié séparément. |
| Nom | Le nom reconnaissable sous lequel la relation apparaît dans les listes, les sélections et les documents. |
| Rue, Numéro, Code postal, Ville, Province, Pays | L’adresse par défaut que Billnado propose pour la relation sur les documents et lors des traitements ultérieurs. Pour un client ou fournisseur, la rue, le numéro, le code postal, la ville et le pays doivent être connus ; pour une relation uniquement prospect, l’adresse peut rester vide. Province fournit une information d’adresse complémentaire. |
Lorsqu’un numéro de TVA belge ou étranger complet est saisi, Billnado récupère des données auprès de VIES après un court délai. Un résultat valide affiche le nom et l’adresse enregistrés. Choisissez Utiliser les données VIES pour placer ces valeurs dans le formulaire. Vérifiez-les toujours : elles ne sont enregistrées qu’à la fin de l’assistant. Un numéro non valide ou une recherche échouée affiche un avertissement sans bloquer la saisie manuelle.
Étape 3 : Informations générales et complémentaires
Vérifiez d’abord les rôles :
- Client et Prospect s’excluent : activer l’un désactive l’autre.
- Fournisseur peut être utilisé seul ou avec client ou prospect.
- Le rôle présélectionné provient de la liste depuis laquelle vous avez ouvert l’assistant.
Le Code TVA par défaut détermine le traitement TVA que Billnado propose pour les nouveaux documents de cette relation. Sans sélection, aucune préférence propre à la relation n’est appliquée.
Sous Autres informations, vous pouvez renseigner :
| Champ | Signification |
|---|---|
| Langue de la relation | Langue utilisée pour la communication. La langue de l’utilisateur actif est présélectionnée et le choix ne peut pas être vide. |
| Site web | Le site sur lequel vous pouvez consulter des informations sur la relation ou son entreprise. |
| Tags | Libellés séparés par des virgules, par exemple grossiste, priorité. Les espaces autour des tags et les valeurs vides sont supprimés lors de l’enregistrement. |
| Commentaire | Champ de texte enrichi libre pour les notes générales. |
| Mémo | Champ de texte enrichi libre pour les notes complémentaires ou internes. |
Étape 4 : Coordonnées
Tous les éléments de cette étape sont facultatifs jusqu’à ce que vous ajoutiez une ligne.
Adresses e-mail
Choisissez Ajouter pour enregistrer une adresse e-mail générale à laquelle Billnado peut envoyer les documents de la relation. Dès que vous ajoutez une ligne, renseignez l’adresse. Facture, Commande, Offre, Rappel et Prestation déterminent les types de documents pour lesquels elle est disponible. Ces choix sont tous activés par défaut pour une nouvelle ligne. Utiliser uniquement lorsqu’aucune personne de contact n’est sélectionnée est également activé par défaut et donne priorité à la personne sélectionnée.
Personnes de contact
Le Nom permet de reconnaître la personne de contact et la Fonction précise son rôle auprès de la relation. Le Numéro de téléphone et l’Adresse e-mail enregistrent ses canaux de contact directs. Dès que vous ajoutez une personne, renseignez son nom. Les choix de documents ont la même signification que pour une adresse générale. Toujours importer l’adresse e-mail ajoute aussi l’adresse lorsque la personne n’a pas été sélectionnée explicitement sur le document ; cette option est désactivée par défaut.
Numéros de téléphone et adresses supplémentaires
Le Numéro de téléphone enregistre un canal de contact direct ; la Description peut en préciser l’usage ou la disponibilité. Les adresses supplémentaires sont des lieux alternatifs pour les livraisons ou la correspondance et utilisent les mêmes champs que l’adresse par défaut. Dès que vous ajoutez une ligne de téléphone, renseignez le numéro. Supprimez une ligne ajoutée par erreur avant de continuer.
Étape 5 : Paramètres de document
| Paramètre | Signification |
|---|---|
| Créer automatiquement des rappels de paiement | Activé par défaut pour une nouvelle relation et inclut celle-ci dans la configuration des rappels automatiques. Terminer l’assistant n’envoie aucun rappel. |
| Délai de paiement par défaut | Le nombre de jours que Billnado propose entre la date du document et son échéance sur les nouveaux documents. |
| Service alternatif pour les prestations | Le service que Billnado propose lorsque vous enregistrez une prestation pour cette relation. |
| Prix alternatif pour les prestations | Le prix propre à la relation que Billnado propose pour les nouvelles prestations, avec au maximum trois décimales. |
| Frais de déplacement alternatifs par kilomètre | Le montant propre à la relation que Billnado propose par kilomètre parcouru. |
Sous Paramètres, vous pouvez enregistrer des valeurs de document propres à la relation sous forme de paires Clé et Valeur. Dès que vous ajoutez un paramètre, renseignez les deux éléments.
Choisissez Créer une relation pour enregistrer les données. Billnado attribue automatiquement un numéro de relation puis ouvre la page de détail. L’enregistrement comprend aussi toutes les adresses e-mail, personnes de contact, numéros de téléphone, adresses supplémentaires et paramètres ajoutés.