Een aankoopfactuur controleren en beheren

Op deze fiche controleer en wijzig je een aankoopfactuur. De titel toont het documentnummer en de huidige status. De gegevens op deze fiche vormen de registratie in je administratie; de bijgevoegde PDF of UBL blijft het aangeleverde document. Je hebt toegang tot de administratie en een actieve Billnado-licentie nodig.

Leverancier en document

Veld of instelling	Betekenis
Leverancier	De relatie van wie je het document hebt ontvangen. Kies een actieve leverancier om de fiche te bewaren.
Btw- en adresgegevens	Tonen de gegevens van de geselecteerde leverancier. Ze zijn hier niet rechtstreeks bewerkbaar.
Factuurnummer	Het nummer dat de leverancier op zijn document vermeldt.
Datum	De datum van het leveranciersdocument.
Vervaldatum	De datum waarop de factuur betaald moet zijn.
Opmerking	Een toelichting bij het document.

Lijnen en totalen

Veld of instelling	Betekenis
Artikel	Het artikel of de vrije artikelnaam die het aangekochte goed of de prestatie beschrijft.
Aantal	De hoeveelheid waarop de lijn betrekking heeft. Gebruik een positief aantal.
Eenheidsprijs	De prijs van één eenheid, exclusief btw. Gebruik een prijs van nul of hoger.
Btw tarief	Bepaalt de btw-behandeling van deze lijn.
Bedragen exclusief en inclusief btw	Geven de waarde van de lijn weer. Bij een wijziging worden de bijbehorende bedragen herberekend.

Totalen toont de som exclusief btw, de btw en de som inclusief btw.

Actie	Gevolg
Lijn toevoegen	Voegt een nieuwe lijn aan het document toe.
Omhoog en Omlaag	Veranderen de volgorde van de lijnen.
Lijn verwijderen	Verwijdert de gekozen lijn. Er blijft minstens één lijn over.

Aanvullende lijngegevens

Open Aanvullende gegevens voor de verdere indeling en toelichting van de lijn.

Veld of instelling	Waarvoor je het gebruikt
Eenheid	Maakt het aantal begrijpelijk, bijvoorbeeld stuks of uren.
SKU	Herkenbare artikelcode.
Serienummer	Identificeert het betrokken exemplaar.
Garantie	Legt de garantie bij het artikel vast.
Project	Wijst de kosten of correctie van deze lijn toe aan een project.
Grootboekrekening	Bepaalt de boekhoudkundige indeling van de lijn.
Opmerking	Bijkomende uitleg over deze lijn.
Btw-bedrag	Het berekende btw-deel van de lijn.

Globale indeling

Veld of instelling	Betekenis
Project bij Referenties	Koppelt het hele document aan een project.
Btw-tarief bij Globaal	Stelt de btw-behandeling voor nieuwe lijnen voor.
Standaard rekening	Stelt de grootboekrekening voor nieuwe lijnen voor.
Handelsnaam	Bepaalt onder welke handelsnaam in je administratie je het document registreert.
Aankoopdagboek bij Intern	Bepaalt in welk aankoopdagboek het document thuishoort.
Interne nota	Bewaart toelichting voor je eigen opvolging.

Controleer bestaande lijnen afzonderlijk wanneer je globale voorstellen wijzigt.

Betaalinformatie

Veld of instelling	Betekenis
IBAN	De bankrekening waarop je de leverancier betaalt.
BIC	De identificatie van de bank bij die rekening.
Betaalreferentie	De mededeling die bij de betaling hoort.
Geplande betaaldatum	Je eigen planningsdatum voor de betaling. Deze kan verschillen van de vervaldatum.

Opslaan bewaart deze betaalinformatie en voert geen bankoverschrijving uit.

Documenten en betalingen

Documenten vermeldt de beschikbare PDF-, UBL- en bijlagebestanden. Met Downloaden bewaar je een bestand. Document uploaden of slepen naar het vak voegt bijlagen toe, maximaal 5 MB per bestand. Alleen bestanden van het type Bijlage kun je hier verwijderen. Uploaden en verwijderen van een bijlage worden meteen uitgevoerd; ze wachten niet op Opslaan van de fiche.

Betalingen toont per registratie de betaalmethode, datum, het bedrag en eventuele nota. Totaal betaald telt deze registraties op. Deze kaart dient om te controleren; je voert hier geen betaling uit.

Systeeminformatie

Onder Systeem zie je wanneer de fiche werd aangemaakt en laatst gewijzigd. Deze gegevens zijn alleen-lezen.

Bewaren en bevestigen

Na een wijziging gebruik je Opslaan; Annuleren herstelt de opgeslagen gegevens. Bij een bewaarde fiche opent PDF bekijken het document.

Een concept verwerk je met Aankoopfactuur bevestigen. Het krijgt daarna de betaalstatus die past bij het totaal en de geregistreerde betalingen: open, gedeeltelijk betaald of betaald. Ook latere wijzigingen aan bedragen kunnen de betaalstatus wijzigen.

Opties en gevolgen

Actie	Gevolg
Omzetten naar aankoopcreditnota	Corrigeert een verkeerd documenttype. Dit kan alleen voor een concept zonder gekoppelde ontvangst-, voorraad- of afschrijvingsgegevens. De factuur wordt vervangen door een conceptcreditnota; bestanden en betalingsregistraties verhuizen mee.
Omzetten naar goederenontvangst	Maakt een aparte conceptontvangst op basis van gekoppelde productlijnen. Daarvoor moet de factuur minstens één geschikte productlijn bevatten. De factuur blijft bestaan; de ontvangst moet nog verwerkt worden om voorraad te registreren.
Markeren als geëxporteerd	Registreert dat je het document al buiten deze exportflow hebt verwerkt. Het verstuurt niets naar je accountant. De optie verdwijnt wanneer het document als geëxporteerd staat.

Let op: omzetten naar een ander aankoopdocumenttype vervangt het oorspronkelijke concept. Controleer het gewenste type voordat je de omzetting bevestigt; bestanden en betalingsregistraties verhuizen mee.

Verwijderen

Verwijderen is beschikbaar bij een concept en vraagt een dubbele bevestiging.

Let op: verwijderen is definitief en verwijdert ook de bijbehorende bestanden en betalingsregistraties. Controleer of je het document en de verwerking wilt behouden.

Gerelateerde documentatie

• Aankoopfacturen bekijken en verwerken
• Een aankoopcreditnota controleren en beheren