E-mailsjablonen
E-mailinhoudssjabloon aanmaken
Maak een documentgebonden e-mailtekst met taalkeuze en variabelen.
Bijgewerkt op 7 september 2026
Met een e-mailinhoudssjabloon bereid je de begeleidende tekst van een documentmail voor. Je maakt een herbruikbare tekst aan; Opslaan verstuurt geen e-mail. Je hebt toegang tot de administratie en een actieve Billnado-licentie nodig.
Gegevens
| Veld of instelling | Betekenis |
|---|---|
| Naam | De interne naam waarmee je het sjabloon herkent in een selectie. |
| Document type | Bepaalt voor welke documentmail de tekst beschikbaar is: factuur, bestelling, offerte, creditnota, aankoopbestelling, levering, werkprestatie of een van de drie herinneringsniveaus. |
| Taal | Bepaalt voor welke taal het sjabloon beschikbaar is. De taalkeuze vertaalt de tekst niet automatisch. |
| Globaal beschikbare sjabloon | Deelt het sjabloon met de gebruikers van de actieve administratie. Zonder deze instelling is het sjabloon persoonlijk. |
| Sjabloon | De opgemaakte begeleidende tekst voor documentmails. Variabelen vullen de betrokken ontvanger- en documentgegevens in. |
Globaal beschikbare sjabloon staat bij een nieuw sjabloon aan. Schakel dit uit wanneer je de tekst alleen zelf wilt gebruiken. Schrijf de inhoud in de gekozen taal. Voor de herinneringsniveaus kun je afzonderlijke teksten met een passende toon gebruiken.
Tekst en variabelen
Schrijf en formatteer de inhoud bij Sjabloon. Gebruik de editor voor alinea's, nadruk, lijsten en links. Gebruik variabelen wanneer een naam of documentgegeven per e-mail moet veranderen. Neem de schrijfwijze met vierkante haken exact over.
| Variabele | Betekenis |
|---|---|
[relation_name] | Naam van de klant of leverancier bij de e-mail. |
[contact_name] | Naam van de contactpersoon; zonder contactpersoon wordt de relatienaam gebruikt. |
[company_name], [company_email], [company_phone], [company_website] | Naam en contactgegevens van de handelsnaam bij het document. |
[company_address_street], [company_address_number], [company_address_zip], [company_address_city] | Onderdelen van het bedrijfsadres. |
[company_logo] | Logo van de handelsnaam. |
[user_name], [user_email], [user_phone] | Gegevens van de betrokken interne contactpersoon. |
[document_number] | Nummer van het document. |
[document_value_excl], [document_value_vat], [document_value_incl] | Documentbedragen exclusief btw, btw en inclusief btw. |
[document_guest_link] | Publieke documentlink wanneer die voor het document beschikbaar is. |
Gebruik documentvariabelen alleen wanneer ze bij het gekozen documenttype passen.
Controleer bij het voorbereiden van een echte e-mail de ingevulde tekst en links voordat je verzendt. De sjablooneditor toont de herbruikbare tekst, niet de ingevulde gegevens van een specifieke ontvanger.
Het inhoudssjabloon aanmaken
Met Opslaan maak je het sjabloon aan. Het is dan beschikbaar volgens je taal, documenttype en persoonlijke of globale keuze. Het wordt niet automatisch de standaard. Gebruik daarvoor Maak standaard in de sjabloongegevens.