Integraties
Billnado koppelen met Clearfacts via Mailbox
Vind de Clearfacts-invoerkanalen voor aankoop en verkoop, configureer Mailbox in Billnado en controleer ontvangst en auto-forward.
Bijgewerkt op 22 oktober 2026
Via Mailbox bezorg je facturen en creditnota’s uit Billnado aan de digitale postbussen van je Clearfacts-dossier. Je hebt toegang tot de Billnado-administratie en tot het Clearfacts-portaal van je boekhouder nodig, of je boekhouder bezorgt je de dossieradressen.
Stap 1: kopieer de invoerkanalen van je Clearfacts-dossier
Open het juiste dossier in Clearfacts. Klik rechtsboven op je naam en kies Dossierinstellingen. Onder Algemeen > Invoerkanalen vind je de unieke e-mailadressen voor je dossier. In de Clearfacts-hulp wordt dit onderdeel ook E-mail genoemd.
Kopieer het adres voor Aankoop en dat voor Verkoop. Neem hoofdletters en kleine letters exact over. Gebruik voor facturen de specifieke postbus in plaats van het algemene adres of de bestemming voor diverse documenten.
| Billnado-velden, telkens voor PDF en UBL | Clearfacts-bestemming |
|---|---|
| E-mail voor verkoopfacturen | Gebruik het invoerkanaal voor Verkoop van hetzelfde dossier. |
| E-mail voor verkoopcreditnota's | Gebruik het invoerkanaal voor Verkoop; stem de verwerking van creditnota’s af met je boekhouder. |
| E-mail voor aankoopfacturen | Gebruik het invoerkanaal voor Aankoop van hetzelfde dossier. |
| E-mail voor aankoopcreditnota's | Gebruik het invoerkanaal voor Aankoop; stem de verwerking van creditnota’s af met je boekhouder. |
De Clearfacts-hulp over documenten invoeren via e-mail beschrijft de ondersteunde PDF- en UBL/XML-bestanden. Een PDF mag niet met een wachtwoord beveiligd zijn. De mailboxlimiet is 20 MB.
Stap 2: stel de bestemmingen in Billnado in
Open in Billnado de juiste administratie en ga naar Instellingen > Integraties > Boekhouding. Kies bij Boekhoudsoftware voor Mailbox.
Vul voor elke documentsoort het Clearfacts-adres in bij zowel (PDF) als (UBL), volgens de tabel. Clearfacts gebruikt dezelfde postbus voor de twee formaten; Billnado kiest bij de export één bestand, met voorrang voor een geschikte UBL en anders de beschikbare PDF.
Kies de Uitstelperiode voor automatische export. Stel Maximale grootte van document lager in dan wat de ontvangende mailbox aankan, met ruimte voor de totale e-mailgrootte. De standaardwaarde van 2 MB is een strengere grens dan de Clearfacts-mailboxlimiet. Stem Verstuur uitsluitend UBL’s die Peppol-valide zijn voor verkoopdocumenten af met je boekhouder; die keuze verstuurt niets via Peppol.
Stap 3: controleer de verwerking en sla op
Controleer of alle adressen bij dezelfde onderneming horen en of aankoop en verkoop juist staan. Kies Opslaan om Mailbox te activeren.
Clearfacts kan ontvangen documenten automatisch verder naar je accountant doorsturen. Je vindt die keuze bij de invoerkanalen als Auto-forward aankoopfacturen en Auto-forward verkoopfacturen. Laat je boekhouder bepalen of die verwerking gewenst is; de Billnado-koppeling vereist niet dat je deze opties inschakelt.
Let op: bij ingeschakelde auto-forward kunnen aangeleverde documenten rechtstreeks in verwerking gaan. Controleer deze dossierinstelling voordat je documenten exporteert.
Stap 4: controleer de ontvangst in Clearfacts
Kies samen met je boekhouder één document dat nog niet is aangeleverd. Controleer het in de Billnado-documentlijst via het oog en kies Exporteren. Dit bezorgt het document daadwerkelijk aan Clearfacts.
Zoek het in de juiste postbus of, bij auto-forward, bij de documenten die in verwerking zijn. De Documenthistoriek helpt om de aanlevering terug te vinden. Vergelijk documentnummer, bedrag en aankoop of verkoop voordat je andere documenten laat volgen.
Dagelijks gebruik en problemen oplossen
Mailbox levert documenten aan Clearfacts; boekingen, correcties en betaalstatussen uit Clearfacts komen via deze methode niet terug in Billnado.
Ontbreekt een document, controleer dan de exacte schrijfwijze van het adres, het dossier, de postbus, de bestandsgrootte en eventuele wachtwoordbeveiliging van de PDF. Controleer ook of auto-forward het document al naar verwerking heeft verplaatst. Exporteer pas opnieuw nadat je de ontvangst hebt nagekeken.
Kies Geen bij Boekhoudsoftware en bewaar de instelling om toekomstige automatische export uit te schakelen. Dit haalt reeds aangeleverde documenten niet uit Clearfacts terug.