Billnado koppelen met Yuki via Mailbox

Via Mailbox stuur je facturen en creditnota’s uit Billnado naar het e-mailadres van je Yuki-administratie. Je hebt toegang tot de Billnado-administratie en het juiste ontvangstadres in Yuki nodig. Laat je boekhouder bevestigen dat de administratie PDF en UBL/XML op dat adres verwerkt.

Stap 1: zoek het e-mailadres van de Yuki-administratie op

Open je Yuki-domein. Klik linksboven op de drie horizontale streepjes en ga naar Mijn domein. Zoek daar de administratie die bij je onderneming hoort en neem haar e-mailadres over. Het adres van een Belgische Yuki-administratie eindigt doorgaans op @yukiworks.be.

Een domein kan meerdere administraties bevatten. Gebruik daarom het adres van de juiste administratie. Je boekhouder kan dit ook voor je opzoeken.

Gebruik voor boekhoudkundige verwerking niet het adres met het voorvoegsel mijn.. Volgens Yuki’s uitleg over documenten e-mailen is dat bedoeld om documenten in Zelf te ordenen te plaatsen.

Stap 2: vul de Yuki-bestemming in Billnado in

Open in Billnado Instellingen > Integraties > Boekhouding binnen de juiste administratie. Kies Mailbox bij Boekhoudsoftware.

Billnado-velden, telkens voor PDF en UBL	Bestemming en betekenis
E-mail voor verkoopfacturen	Gebruik het adres van de Yuki-administratie die je verkoopfacturen verwerkt.
E-mail voor verkoopcreditnota's	Gebruik hetzelfde administratieadres voor de creditnota’s bij je verkopen.
E-mail voor aankoopfacturen	Gebruik hetzelfde administratieadres voor je leveranciersfacturen.
E-mail voor aankoopcreditnota's	Gebruik hetzelfde administratieadres voor de creditnota’s van leveranciers.

Vul het afgesproken adres in alle acht velden in. De documentsoort wordt bij Yuki verder verwerkt; de adresvelden in Billnado maken op zichzelf geen afzonderlijke Yuki-postbussen aan.

Billnado kiest per document één bestand, met voorrang voor een geschikte UBL en anders de beschikbare PDF. Yuki ondersteunt PDF en XML/UBL voor digitale aanlevering. Houd bij PDF één factuur per bestand aan; bundel verschillende facturen niet in één PDF.

Stel de Uitstelperiode voor automatische export in. Houd Maximale grootte van document binnen de limiet die je boekhouder voor de administratie bevestigt; Billnado gebruikt standaard 2 MB. Bespreek of Verstuur uitsluitend UBL’s die Peppol-valide zijn voor je verkoopdocumenten gewenst is.

Stap 3: controleer en bewaar de koppeling

Controleer de onderneming en het administratieadres. Kies Opslaan. Hiermee bewaar je de exportmethode en de bestemmingen; toekomstige automatische aanlevering volgt de uitstelperiode.

Let op: Yuki kan aangeleverde documenten automatisch verwerken. Controleer vóór de eerste export welke documenten al aanwezig zijn en welke automatische verwerking je boekhouder heeft ingesteld.

Stap 4: controleer de ontvangst via de Yuki Postbus

Kies een document dat nog niet in Yuki aanwezig is. Open het in Billnado via het oog, controleer nummer en bedrag en kies Exporteren. Dit verstuurt het document naar Yuki.

Open in Yuki de Postbus en controleer de aanleverhistorie van de juiste administratie. Laat je boekhouder bevestigen dat aankoop, verkoop of creditnota correct is herkend. Een ontvangen document kan nog in behandeling zijn; aanlevering en definitief boeken zijn afzonderlijke stappen.

Dagelijks gebruik en problemen oplossen

De boekhouder verwerkt de documenten verder in Yuki. Via Mailbox worden correcties, boekingen en betaalstatussen niet naar Billnado teruggestuurd.

Zoek bij een ontbrekend document eerst in de aanleverhistorie. Controleer daarna het administratieadres en of je niet het adres voor Zelf te ordenen gebruikte. Bij een verkeerde documentindeling laat je de boekhouder de verwerking in Yuki controleren, zonder hetzelfde document meteen nogmaals aan te leveren.

Om toekomstige automatische export uit te schakelen, kies je Geen bij Boekhoudsoftware en bewaar je die keuze. De reeds in Yuki ontvangen documenten blijven aanwezig.

Gerelateerde documentatie

• Boekhoudsoftware koppelen
• Yuki: documenten aanleveren
• Yuki: Postbus