Integraties
Billnado koppelen met OkiOki via Mailbox
Stel je persoonlijke OkiOki-adres in Billnado in en controleer documentontvangst en automatische Peppol-verzending van verkoopfacturen.
Bijgewerkt op 22 oktober 2026
Via Mailbox bezorg je facturen en creditnota’s uit Billnado aan het persoonlijke OkiOki-adres van je onderneming. Je hebt toegang tot de Billnado-administratie en een OkiOki-account met documentaanlevering nodig. Stem met je boekhouder af hoe de ontvangen documenten daarna naar de boekhouding gaan.
Stap 1: zoek je persoonlijke OkiOki-e-mailadres op
Open in OkiOki Voorkeuren > OkiOki e-mailadres en kopieer het persoonlijke adres. Controleer dat je in het account van de juiste onderneming werkt. Gebruik dit documentadres als bestemming, niet het algemene supportadres of het adres waarmee je zelf aanmeldt.
Je hoeft voor deze aanlevermethode niet je volledige persoonlijke mailbox aan OkiOki te koppelen. Billnado bezorgt de geëxporteerde documenten rechtstreeks op het opgegeven OkiOki-adres.
Stap 2: controleer automatische Peppol-verzending
Controleer in OkiOki Je account > Instellingen de keuzes voor het versturen van e-facturen. OkiOki heeft een instelling om aangeleverde UBL-verkoopfacturen meteen via Peppol te verzenden. Stem die keuze af op de manier waarop je vanuit Billnado aan je klanten factureert.
Let op: als OkiOki aangeleverde verkoop-UBL’s automatisch via Peppol verstuurt, kan het document na de Billnado-export ook bij je klant terechtkomen. Schakel die automatische verzending uit wanneer je de factuur al vanuit Billnado aflevert en OkiOki alleen voor je boekhouding gebruikt.
De OkiOki-handleiding over externe UBL-bestanden beschrijft deze werking en vermeldt dat de bestandsaanlevering voor deze functie een OkiOki Smart-abonnement vereist. Laat je boekhouder bevestigen dat jouw account de gewenste aanlevering ondersteunt.
Stap 3: stel Mailbox in Billnado in en sla op
Open in de juiste Billnado-administratie Instellingen > Integraties > Boekhouding. Kies Mailbox bij Boekhoudsoftware.
| Billnado-velden, telkens voor PDF en UBL | OkiOki-bestemming |
|---|---|
| E-mail voor verkoopfacturen | Gebruik het persoonlijke documentadres van je onderneming en controleer de automatische Peppol-verzending. |
| E-mail voor verkoopcreditnota's | Gebruik hetzelfde documentadres en laat de herkenning als verkoopcreditnota bevestigen. |
| E-mail voor aankoopfacturen | Gebruik hetzelfde documentadres voor je leveranciersfacturen. |
| E-mail voor aankoopcreditnota's | Gebruik hetzelfde documentadres en laat de herkenning als aankoopcreditnota bevestigen. |
Neem het bevestigde adres over in de acht PDF- en UBL-velden. Billnado verstuurt per document één bestand: bij voorkeur een geschikte UBL, anders de beschikbare PDF.
Kies de Uitstelperiode voor automatische export en stem Maximale grootte van document af op de ontvangstmogelijkheden van OkiOki. Billnado gebruikt standaard 2 MB. Stem Verstuur uitsluitend UBL’s die Peppol-valide zijn voor verkoopdocumenten af met je boekhouder; de instelling bepaalt niet of OkiOki het ontvangen document later opnieuw verstuurt.
Controleer de onderneming, het documentadres en de verdere verwerking in OkiOki. Kies Opslaan.
Stap 4: controleer één document in OkiOki
Kies een document dat nog niet in OkiOki aanwezig is. Controleer het via het oog in de Billnado-documentlijst en kies Exporteren. Dit is een echte verzending naar OkiOki.
Zoek het document in OkiOki op en vergelijk nummer, bedrag en aankoop of verkoop. Laat je boekhouder controleren hoe de creditnota’s worden herkend en of het document verder naar de boekhouding wordt doorgestuurd. Controleer bij verkoop ook dat het niet onbedoeld opnieuw aan je klant is verzonden.
Dagelijks gebruik en problemen oplossen
Spreek af via welk kanaal elk document wordt verzameld. OkiOki kan dezelfde factuur ook uit een gekoppelde mailbox, cloudmap of ander kanaal ophalen. Controleer daarom eerst of het document al aanwezig is voordat je opnieuw vanuit Billnado exporteert.
Bij een geweigerde UBL controleer je de documentmelding in OkiOki. OkiOki past extern aangeleverde UBL-bestanden niet zelf aan. Controleer bij ontbrekende documenten ook het persoonlijke adres, je abonnement en de bestandsgrootte.
Mailbox haalt geen boekingen, correcties of betaalstatussen vanuit OkiOki naar Billnado terug. Kies Geen bij Boekhoudsoftware en sla op om toekomstige automatische export uit te schakelen. Documenten die al in OkiOki staan, worden niet teruggehaald.