E-mailinhoudssjabloon wijzigen

Op deze fiche beheer je de begeleidende tekst van een documentmail. Een wijziging aan een globaal sjabloon beïnvloedt ook het toekomstige gebruik door andere gebruikers van de actieve administratie. Je hebt toegang tot de administratie en een actieve Billnado-licentie nodig.

Gegevens

Veld of instelling	Betekenis
Naam	De interne naam waarmee je het sjabloon herkent in een selectie.
Document type	Bepaalt voor welke documentmail de tekst beschikbaar is: factuur, bestelling, offerte, creditnota, aankoopbestelling, levering, werkprestatie of een van de drie herinneringsniveaus.
Taal	Bepaalt voor welke taal het sjabloon beschikbaar is. De taalkeuze vertaalt de tekst niet automatisch.
Globaal beschikbare sjabloon	Deelt het sjabloon met de gebruikers van de actieve administratie. Zonder deze instelling is het sjabloon persoonlijk.
Sjabloon	De opgemaakte begeleidende tekst voor documentmails. Variabelen vullen de betrokken ontvanger- en documentgegevens in.

Pas bij een andere Taal ook de inhoud zelf aan. Wanneer je Globaal beschikbare sjabloon uitschakelt, wordt het sjabloon persoonlijk. Houd bij een gedeelde tekst rekening met de collega’s die die tekst gebruiken.

Sjabloon en variabelen

Bewerk de tekst en opmaak bij Sjabloon. Open Variabelen om de beschikbare invulvelden te raadplegen. Variabelen worden bij het voorbereiden van een e-mail vervangen door de betrokken gegevens; behoud hun exacte schrijfwijze.

Variabele	Betekenis
[relation_name]	Naam van de klant of leverancier bij de e-mail.
[contact_name]	Naam van de contactpersoon; zonder contactpersoon wordt de relatienaam gebruikt.
[company_name], [company_email], [company_phone], [company_website]	Naam en contactgegevens van de handelsnaam bij het document.
[company_address_street], [company_address_number], [company_address_zip], [company_address_city]	Onderdelen van het bedrijfsadres.
[company_logo]	Logo van de handelsnaam.
[user_name], [user_email], [user_phone]	Gegevens van de betrokken interne contactpersoon.
[document_number]	Nummer van het document.
[document_value_excl], [document_value_vat], [document_value_incl]	Documentbedragen exclusief btw, btw en inclusief btw.
[document_guest_link]	Publieke documentlink wanneer die voor het document beschikbaar is.

Controleer de ingevulde e-mail voor verzending, vooral als een sjabloon voor verschillende documenten of ontvangers wordt gebruikt.

Systeeminformatie

Aanmaakdatum toont wanneer het sjabloon werd toegevoegd. Laatste update toont wanneer de gegevens het laatst werden opgeslagen. Beide velden zijn alleen-lezen.

Opslaan en standaard instellen

Opslaan bewaart je wijzigingen; Annuleren herstelt de bewaarde versie. De wijziging verstuurt geen bericht en herschrijft geen eerder verzonden e-mails.

Bij een bewaard sjabloon dat nog geen standaard is, verschijnt Maak standaard. Die actie geldt meteen en vervangt de vorige standaard binnen dezelfde taal, hetzelfde documenttype en dezelfde persoonlijke of globale beschikbaarheid. Andere talen of documenttypes en het andere beschikbaarheidsgebied behouden hun eigen standaard.

Verwijderen

Verwijderen is beschikbaar wanneer het sjabloon geen standaard is. Maak eerst een ander sjabloon standaard binnen hetzelfde toepassingsgebied als je de bestaande standaard wilt verwijderen.

Let op: verwijderen haalt het sjabloon definitief uit het aanbod. Controleer vooraf of je de tekst nog voor toekomstige e-mails nodig hebt.

Gerelateerde documentatie

• Sjablonen bekijken en beheren
• Een sjabloon aanmaken