Een goederenontvangst beheren

Op de ontvangstfiche controleer je de leverancier, datum en ontvangen producten. Een Concept kun je wijzigen; een verwerkte ontvangst met status Ontvangen is alleen-lezen. Je hebt toegang tot de administratie en een actieve Billnado-licentie nodig.

Documentgegevens

Veld of instelling	Betekenis
Leverancier	De relatie van wie je de goederen ontvangt of bij wie je ze bestelt.
Btw- en adresgegevens	Tonen de gegevens van de gekozen relatie en zijn hier niet rechtstreeks bewerkbaar.
Ontvangstnummer	Identificeert het document. Dit nummer is alleen-lezen.
Datum	De datum van het document.
Opmerking	Een toelichting bij het document.
Project	Koppelt het hele document aan een project.
Handelsnaam	Bepaalt onder welke handelsnaam in je administratie je het document registreert.

Het ontvangstnummer wordt bij verwerking toegekend. Leverancier, datum en lijnen zijn na verwerking alleen-lezen.

Productlijnen

Veld of instelling	Betekenis
Product	Het bestaande product waarvan je voorraad wilt ontvangen, of een vrije omschrijving.
Aantal	De ontvangen hoeveelheid. Gebruik positieve gehele aantallen voor lijnen die voorraad aanmaken.
Eenheidsprijs	De aankoopprijs per ontvangen eenheid.
Totaal	De lijnwaarde op basis van aantal en eenheidsprijs.

Totalen telt de aankoopwaarden van de lijnen op.

Aanvullende lijngegevens

Open Aanvullende gegevens met Tonen om de volgende velden te bekijken.

Veld of instelling	Betekenis
Serienummer	Identificeert de ontvangen exemplaren. Scheid meerdere serienummers met komma’s en geef niet meer nummers op dan ontvangen stuks.
Garantie (maanden)	De garantieperiode die je bij deze goederen registreert.
Eenheid	Maakt het aantal begrijpelijk, bijvoorbeeld stuks of verpakkingen.
Project	Wijst deze afzonderlijke lijn toe aan een project.
Opmerking	Een toelichting bij deze specifieke lijn.

Actie	Gevolg
Lijn toevoegen	Voegt een nieuwe lijn aan het document toe.
Lijn verwijderen	Haalt een lijn weg. Er blijft minstens één lijn staan.

Alleen lijnen met een bestaand, actief product maken bij verwerking voorraad aan. Een vrije omschrijving zonder productkoppeling maakt geen voorraadartikelen aan. De garantie en serienummers worden op de ontvangen voorraad overgenomen.

Bij een concept bewaart Opslaan de gewijzigde lijnen; Annuleren herstelt de opgeslagen gegevens. Bij Ontvangen zijn de velden en lijnacties niet meer bewerkbaar.

Goederenontvangst verwerken

Goederenontvangst verwerken bevestigt het opgeslagen concept. Billnado kent een nummer toe, zet de status op Ontvangen en maakt voor elke eenheid van een gekoppeld product een voorraadregistratie aan. Daarna kun je leverancier, datum en lijnen niet meer aanpassen of de ontvangst als concept verwijderen.

Let op: verwerking legt de voorraad vast en maakt de ontvangst alleen-lezen. Controleer vooraf de producten, hele aantallen, aankoopprijzen, garantie en serienummers. Een ontvangst kan slechts één keer verwerkt worden.

Naar aankoopfactuur

Naar aankoopfactuur werkt voor een verwerkte ontvangst met nog niet gefactureerde lijnen. Er moet een standaard aankoopdagboek aanwezig zijn. Billnado maakt een conceptfactuur met die lijnen en koppelt ze aan de nieuwe factuur. De ontvangst blijft bestaan. De voorgestelde btw volgt de leverancier of de administratie.

Controleer de nieuwe factuur, vul het leveranciersnummer aan en bevestig ze wanneer de inhoud juist is. Al gefactureerde ontvangstlijnen worden niet opnieuw opgenomen.

Documenten

Bij Documenten kun je bestanden bekijken in de lijst, downloaden en uploaden. Een bijlage mag maximaal 5 MB groot zijn. Uploaden gebeurt meteen. Verwijderen van een bijlage is alleen beschikbaar zolang de ontvangst een concept is.

Systeeminformatie

Onder Systeem tonen Aangemaakt en Laatst gewijzigd de registratie- en wijzigingsdatum. Beide velden zijn alleen-lezen.

Verwijderen

Verwijderen onderaan is alleen beschikbaar voor een concept en vraagt bevestiging.

Let op: verwijderen is definitief. Een verwerkte ontvangst met voorraad kun je niet op deze manier verwijderen.

Gerelateerde documentatie

• Goederenontvangsten bekijken
• Een goederenontvangst aanmaken
• Een aankoopfactuur controleren