Integraties
Billnado koppelen met WinBooks Connect via Mailbox
Gebruik Email to Connect om facturen en creditnota’s uit Billnado aan te leveren en de ontvangst in het WinBooks Connect-dossier te controleren.
Bijgewerkt op 22 oktober 2026
Via Mailbox bezorg je facturen en creditnota’s uit Billnado aan het WinBooks Connect-dossier van je boekhouder. Je hebt toegang tot de Billnado-administratie en een actief ontvangstadres voor Email to Connect nodig. De verdere verwerking in WinBooks wordt door je boekhouder ingericht.
Stap 1: laat Email to Connect voor het dossier controleren
Vraag je boekhouder om het bestaande inzameladres van jouw WinBooks Connect-dossier. Is er nog geen adres, dan kan iemand met het boekhoudprofiel in het WinBooks-portaal de juiste licentie en het juiste dossier selecteren. Via + Modules > Email to Connect > Add module wordt de module toegevoegd. In Configuration wordt het dossieradres ingesteld en bewaard.
WinBooks ondersteunt hiervoor onder meer de domeinen @winbooksconnect.be, @myinvoices.be en @mydocs.be. Gebruik het adres dat werkelijk bij jouw dossier is ingesteld. De WinBooks-handleiding voor het aanmaken van een inzameladres beschrijft de inrichting.
Laat de boekhouder ook aangeven of alle documenten op hetzelfde adres mogen aankomen of dat er verschillende bestemmingen voor aankoop en verkoop zijn voorzien.
Stap 2: neem de adressen in Billnado over
Open in Billnado de juiste administratie en ga naar Instellingen > Integraties > Boekhouding. Kies Mailbox bij Boekhoudsoftware.
| Billnado-velden, telkens voor PDF en UBL | WinBooks Connect-bestemming |
|---|---|
| E-mail voor verkoopfacturen | Gebruik de bevestigde Connect-bestemming voor verkoopfacturen. |
| E-mail voor verkoopcreditnota's | Gebruik de bestemming voor verkoopcreditnota’s die je boekhouder voor hetzelfde dossier bevestigt. |
| E-mail voor aankoopfacturen | Gebruik de bevestigde Connect-bestemming voor leveranciersfacturen. |
| E-mail voor aankoopcreditnota's | Gebruik de bestemming voor aankoopcreditnota’s die je boekhouder voor hetzelfde dossier bevestigt. |
Vul de PDF- en UBL-bestemming voor elke documentsoort in. Wanneer één inzameladres alle documentsoorten en beide formaten ontvangt, mag dat adres in alle acht velden staan. Dit maakt geen afzonderlijke dagboeken in WinBooks aan.
WinBooks Connect ondersteunt onder meer PDF en XML/UBL voor weergave. Billnado verstuurt per document één bestand: een geschikte UBL krijgt voorrang, anders volgt de beschikbare PDF. Stem af of ook de verdere boekhoudverwerking van die UBL in het dossier is ingericht; kunnen weergeven en definitief boeken zijn verschillende stappen.
Stap 3: stel de voorwaarden in en sla op
Kies de Uitstelperiode voor automatische export en stem Maximale grootte van document af op het ontvangende dossier. Billnado gebruikt standaard 2 MB per bestand. Bespreek of Verstuur uitsluitend UBL’s die Peppol-valide zijn voor je verkoopdocumenten gewenst is.
Controleer de onderneming, het Connect-dossier en de adressen. Kies Opslaan om de instellingen te bewaren.
Let op: activeren kan documenten automatisch naar het boekhoudkantoor laten doorstromen. Controleer bij een overstap welke documenten al via een ander kanaal in Connect zijn aangeleverd.
Stap 4: controleer de ontvangst in Connect
Selecteer met je boekhouder één document dat nog niet is aangeleverd. Open het via het oog in Billnado, controleer nummer en bedrag en kies Exporteren. Dit bezorgt het bestand aan het ingestelde adres.
Laat je boekhouder in het juiste Connect-dossier op My Desk of in de verdere dossierverwerking controleren of het document is ontvangen. Controleer de documentsoort, leesbaarheid en bestemming voor verdere boeking. Een exportregistratie in Billnado is geen bevestiging dat het document in WinBooks geboekt is.
Dagelijks gebruik en problemen oplossen
De documenten worden na de uitstelperiode aan Connect bezorgd. Boekingen, correcties en betaalstatussen uit WinBooks worden via Mailbox niet teruggestuurd naar Billnado.
Ontbreekt een document, laat dan controleren of Email to Connect actief is en of het gebruikte adres nog aan hetzelfde dossier gekoppeld is. Controleer ook de bestandsgrootte en de verwerking in Connect. Gebruik geen willekeurig adres met een WinBooks-domein: alleen het ingestelde dossieradres is de juiste bestemming.
Kies Geen bij Boekhoudsoftware en bewaar de instelling om toekomstige automatische export uit te schakelen. Reeds aangeleverde documenten worden niet uit Connect verwijderd.