Relaties
Een klant, prospect of leverancier aanmaken
Maak in vijf stappen een klant, prospect of leverancier aan, met identiteit, contactgegevens, documentinstellingen en VIES-controle.
Bijgewerkt op 26 augustus 2026
Met de relatiewizard maak je in vijf stappen een klant, prospect of leverancier aan. Je hebt toegang tot de administratie en een actieve Billnado-licentie nodig.
Start vanuit de klanten-, prospecten- of leverancierslijst met Relatie aanmaken. De gekozen lijst vult de overeenkomstige rol vooraf in. Je kunt die rol tijdens de wizard nog wijzigen.
Stap 1: Klanttype
Kies eerst de juridische en btw-situatie:
| Keuze | Gebruik |
|---|---|
| Particulier | Voor een privépersoon zonder onderneming of btw-registratie. Btw- en ondernemingsnummers worden niet getoond. |
| Belgisch bedrijf | Voor een Belgische onderneming. Het land staat vast op België. Het KBO-nummer is verplicht, wordt als 0000.000.000 ingevoerd en bepaalt automatisch het alleen-lezen btw-nummer. |
| Buitenlands bedrijf | Voor een onderneming buiten België. Het btw-nummer is verplicht en het nationale ondernemingsnummer is optioneel. Het land begint leeg en wordt verplicht zodra de relatie klant of leverancier is. |
Stap 2: Identiteit en adres
Vul de identiteit en het standaardadres in.
| Veld | Regels |
|---|---|
| KBO-nummer of nationaal ondernemingsnummer | Alleen voor bedrijven. Een Belgisch KBO-nummer moet exact tien cijfers bevatten en wordt met punten weergegeven. |
| Btw nummer | Het fiscale identificatienummer dat Billnado gebruikt voor btw-controles en zakelijke documenten. Voor een Belgisch bedrijf wordt het afgeleid van het KBO-nummer en kun je het niet apart wijzigen. |
| Naam | De herkenbare naam waaronder de relatie in lijsten, selecties en documenten verschijnt. |
| Straatnaam, Huisnummer, Postcode, Stad, Provincie, Land | Het standaardadres dat Billnado voor de relatie voorstelt op documenten en bij verdere verwerking. Voor een klant of leverancier moeten straat, huisnummer, postcode, stad en land bekend zijn; voor uitsluitend een prospect mag het adres leeg blijven. Provincie is aanvullende adresinformatie. |
Bij een volledig Belgisch of buitenlands btw-nummer vraagt Billnado na een korte wachttijd gegevens op bij VIES. Bij een geldig resultaat toont Billnado de gevonden naam en het adres. Kies VIES-gegevens overnemen om die waarden in het formulier te plaatsen. Controleer ze altijd; ze worden pas opgeslagen wanneer je de wizard voltooit. Een ongeldig nummer of een mislukte opzoeking toont een waarschuwing en blokkeert handmatige invoer niet.
Stap 3: Algemene en overige informatie
Controleer eerst de rollen:
- Klant en Prospect sluiten elkaar uit: wanneer je de ene activeert, wordt de andere uitgeschakeld.
- Leverancier kan afzonderlijk of samen met klant of prospect worden gebruikt.
- De vooraf ingevulde rol komt uit de lijst waar je de wizard startte.
Met Standaard btw-code bepaal je welke btw-behandeling Billnado bij nieuwe documenten voor deze relatie voorstelt. Zonder keuze wordt geen relatiespecifieke voorkeur toegepast.
Onder Overige informatie kun je invullen:
| Veld | Betekenis |
|---|---|
| Taal van de relatie | Taal voor communicatie. De taal van de actieve gebruiker is vooraf ingevuld en de selectie kan niet leeg zijn. |
| Website | De website waarop je informatie over de relatie of haar onderneming kunt raadplegen. |
| Tags | Kommagescheiden labels, bijvoorbeeld groothandel, prioriteit. Spaties rond tags en lege waarden worden bij het opslaan verwijderd. |
| Opmerking | Vrij rich-textveld voor algemene notities. |
| Memo | Vrij rich-textveld voor aanvullende of interne notities. |
Stap 4: Contactinformatie
Alle onderdelen in deze stap zijn optioneel totdat je een regel toevoegt.
E-mailadressen
Kies Toevoegen om een algemeen e-mailadres vast te leggen waar Billnado documenten voor de relatie naartoe kan sturen. Zodra je een regel toevoegt, moet je het adres invullen. De keuzes factuur, Bestelbon, Offerte, herinnering en Werkprestatie bepalen voor welke documenten het adres beschikbaar is. Nieuwe regels hebben deze keuzes standaard aan. Alleen gebruiken wanneer geen contactpersoon is geselecteerd is eveneens standaard actief en geeft een gekozen contactpersoon voorrang.
Contactpersonen
Naam maakt de contactpersoon herkenbaar; Functie verduidelijkt diens rol bij de relatie. Met Telefoonnummer en E-mailadres leg je de rechtstreekse contactkanalen vast. Zodra je een contactpersoon toevoegt, moet je een naam invullen. De documentkeuzes hebben dezelfde betekenis als bij een algemeen e-mailadres. E-mailadres altijd importeren neemt het adres ook mee wanneer de persoon niet uitdrukkelijk op het document werd geselecteerd; deze optie staat standaard uit.
Telefoonnummers en extra adressen
Met Telefoonnummer leg je een rechtstreeks contactkanaal vast; Omschrijving verduidelijkt bijvoorbeeld het doel of de bereikbaarheid. Extra adressen zijn alternatieve locaties voor leveringen of correspondentie en gebruiken dezelfde adresvelden als het standaardadres. Zodra je een telefoonregel toevoegt, moet je het nummer invullen. Verwijder een onbedoeld toegevoegde regel voordat je verdergaat.
Stap 5: Documentinstellingen
| Instelling | Betekenis |
|---|---|
| Automatisch aanmaken van betaalherinneringen | Staat bij een nieuwe relatie standaard aan en neemt de relatie mee in de automatische herinneringsconfiguratie. Het voltooien van de wizard verstuurt geen herinnering. |
| Standaard betalingstermijn | Het aantal dagen dat Billnado bij nieuwe documenten voorstelt tussen de documentdatum en de vervaldatum. |
| Afwijkende dienst voor werkprestaties | De dienst die Billnado voorstelt wanneer je voor deze relatie een werkprestatie registreert. |
| Afwijkende prijs voor werkprestaties | De relatiespecifieke prijs die Billnado voor nieuwe werkprestaties voorstelt, met maximaal drie decimalen. |
| Afwijkende verplaatsingskost per kilometer | Het relatiespecifieke bedrag dat Billnado per gereden kilometer voorstelt. |
Onder Parameters kun je relatiespecifieke documentwaarden vastleggen als paren van Sleutel en Waarde. Zodra je een parameter toevoegt, moet je beide onderdelen invullen.
Kies Relatie aanmaken om de gegevens op te slaan. Billnado kent automatisch een relatienummer toe en opent daarna de detailpagina. De opslag omvat ook alle toegevoegde e-mailadressen, contactpersonen, telefoonnummers, extra adressen en parameters.