Integraties
Billnado koppelen met Billtobox via Mailbox
Configureer de aankoop- en verkoopadressen van Billtobox in Billnado, laat de exportafzenders toe en controleer verdere klantaflevering.
Bijgewerkt op 22 oktober 2026
Via Mailbox lever je facturen en creditnota’s uit Billnado aan bij je Billtobox-account. Je hebt toegang tot de Billnado-administratie en de ontvangstinstellingen van hetzelfde bedrijf in Billtobox nodig. Aankoop en verkoop hebben afzonderlijke importinstellingen.
Stap 1: kopieer het adres voor aankoopdocumenten
Open in Billtobox Instellingen > Inkomend > Via e-mail. Neem het unieke ontvangstadres over voor de aankoopdocumenten van je onderneming. Gebruik een bestaand adres van het account; je hoeft voor de Billnado-koppeling geen nieuw adres aan te maken.
De Billtobox-hulp over inkomende facturen via e-mail beschrijft waar je de adressen vindt. Laat je boekhouder bevestigen hoe aankoopcreditnota’s op hetzelfde adres worden verwerkt.
Stap 2: controleer de verkoopimport en de toegelaten afzenders
Open Instellingen > Uitgaand in Billtobox. Onder E-mailadressen vind je de importadressen voor verkoopfacturen.
Billtobox biedt import op basis van een toegelaten afzender. Met Documenten die afkomstig zijn van de volgende e-mailadressen automatisch aanvaarden geef je op welke afzenders verkoopdocumenten mogen aanleveren. Laat de beheerder van het account hiervoor de werkelijke Billnado-exportafzenders opnemen; Billnado-support kan die bevestigen. Houd ook rekening met een afzonderlijke afzender voor verkoopcreditnota’s.
Gebruik deze manier van autoriseren voor de koppeling. De alternatieve importmethode van Billtobox gebruikt een unieke sleutel in het onderwerp; die sleutel kun je niet in de Billnado-Mailboxinstellingen invullen. De Billtobox-handleiding voor verkoopimport via e-mail beschrijft beide mogelijkheden.
Let op: Billtobox kan geïmporteerde verkoop-XML automatisch naar de klant versturen. Laat je boekhouder de instellingen onder Verkoopfacturen controleren voordat je koppelt, zodat een factuur die al vanuit Billnado is verzonden niet nogmaals wordt afgeleverd.
Stap 3: vul de bestemmingen in Billnado in en sla op
Open in Billnado Instellingen > Integraties > Boekhouding binnen de juiste administratie. Kies Mailbox bij Boekhoudsoftware.
| Billnado-velden, telkens voor PDF en UBL | Billtobox-bestemming |
|---|---|
| E-mail voor verkoopfacturen | Gebruik het verkoopimportadres onder Uitgaand, met de Billnado-afzender toegelaten. |
| E-mail voor verkoopcreditnota's | Gebruik de door je boekhouder bevestigde bestemming voor verkoopcreditnota’s, met de bijbehorende afzender toegelaten. |
| E-mail voor aankoopfacturen | Gebruik het unieke adres onder Inkomend > Via e-mail. |
| E-mail voor aankoopcreditnota's | Gebruik de door je boekhouder bevestigde aankoopbestemming voor creditnota’s. |
Vul elk PDF- en UBL-veld in met de bestemming voor die documentsoort. Billnado verstuurt één bestand per document, met voorrang voor een geschikte UBL en anders de beschikbare PDF. Het aankoopadres gebruiken voor verkoopdocumenten vervangt de verkoopimport niet.
Stel de Uitstelperiode in voor automatische export. Stem Maximale grootte van document af op de ontvangstmogelijkheden van Billtobox; Billnado gebruikt standaard 2 MB. Bespreek Verstuur uitsluitend UBL’s die Peppol-valide zijn voor je verkoopdocumenten. Controleer daarna alle adressen en kies Opslaan.
Stap 4: controleer ontvangst en verdere aflevering
Kies met je boekhouder een document dat nog niet is aangeleverd. Controleer het via het oog in de Billnado-documentlijst en kies Exporteren. Dit verzendt daadwerkelijk naar Billtobox.
Controleer in Billtobox Inkomend of Uitgaand, afhankelijk van het document. Vergelijk documentnummer, bedrag en factuur of creditnota. Controleer bij verkoop ook dat de import de afgesproken verwerking volgt en niet onbedoeld een nieuwe aflevering aan je klant veroorzaakt.
Dagelijks gebruik en problemen oplossen
Bij een geweigerde verkoopimport controleer je eerst het verkoopadres en de toegelaten Billnado-afzender. Controleer bij ontbrekende aankoopdocumenten de ontvangst onder Inkomend en eventuele filtertaken. Kijk ook de formaat- en bestandsgroottelimieten na voordat je opnieuw exporteert.
Mailbox stuurt geen boekingen, correcties of betaalstatussen vanuit Billtobox terug naar Billnado. Om toekomstige automatische export uit te schakelen, kies je Geen bij Boekhoudsoftware en bewaar je de instelling. Dit verwijdert geen documenten uit Billtobox.