Integraties
Billnado koppelen met Exact Online via Mailbox
Koppel de Mail2EOL-ontvangstadressen aan Billnado, stem PDF en UBL af met je boekhouder en controleer de ontvangst in Exact Online.
Bijgewerkt op 22 oktober 2026
Via Mailbox lever je facturen en creditnota’s uit Billnado per e-mail aan bij Exact Online. Je hebt toegang tot de Billnado-administratie en de Mail2EOL-ontvangstadressen van de juiste Exact Online-administratie nodig. Je boekhouder bevestigt of e-mailaanlevering en de gewenste verwerking in het Exact-abonnement beschikbaar zijn.
Stap 1: laat de Exact Online-ontvangstadressen bevestigen
Vraag je boekhouder om de e-mailadressen voor aankoop en verkoop van jouw administratie. Laat ook bevestigen welk adres voor creditnota’s en welk adres voor PDF of UBL/XML gebruikt moet worden. Neem de volledige adressen over; leid ze niet zelf af uit een administratienaam of -nummer.
Exact beschrijft e-mailaanlevering als Mail2EOL. De beschikbare aanlevering en automatische verwerking hangen af van het abonnement en de inrichting van de administratie. De Exact-uitleg over klantadministraties beschrijft deze mogelijkheden.
Laat je boekhouder ook controleren of de afzenders waarmee Billnado boekhoudexports verstuurt, toegelaten moeten worden. Gebruik daarvoor de werkelijke Billnado-exportafzenders; je persoonlijke e-mailadres is niet noodzakelijk de afzender van deze berichten. Billnado-support kan helpen om de gebruikte adressen te bevestigen.
Stap 2: koppel de adressen aan de documentsoorten in Billnado
Ga in de juiste Billnado-administratie naar Instellingen > Integraties > Boekhouding en kies Mailbox bij Boekhoudsoftware.
| Billnado-velden, telkens voor PDF en UBL | Exact Online-bestemming |
|---|---|
| E-mail voor verkoopfacturen | Gebruik het door je boekhouder bevestigde adres voor verkoopfacturen en het bijbehorende formaat. |
| E-mail voor verkoopcreditnota's | Gebruik het bevestigde adres voor creditnota’s in de verkoopadministratie. |
| E-mail voor aankoopfacturen | Gebruik het bevestigde adres voor aankoopfacturen en het bijbehorende formaat. |
| E-mail voor aankoopcreditnota's | Gebruik het bevestigde adres voor creditnota’s in de aankoopadministratie. |
Vul de PDF- en UBL-velden afzonderlijk in. Wanneer Exact voor beide formaten hetzelfde adres gebruikt, neem je dat adres in beide velden over. Gebruik een aankoopbestemming niet voor verkoopdocumenten.
Bij export kiest Billnado één bestand: een geschikte UBL krijgt voorrang, anders wordt de beschikbare PDF verstuurd. Controleer daarom dat Exact zowel de UBL-bestemming als de PDF-terugval kan verwerken.
Stap 3: stel de exportvoorwaarden in en sla op
Kies de Uitstelperiode voor automatische export. Stem Maximale grootte van document af op de ontvangende Exact-dienst; de standaardgrens in Billnado is 2 MB. Houd rekening met zowel het bestand als de totale e-mailgrootte.
Met Verstuur uitsluitend UBL’s die Peppol-valide zijn beperk je bij verkoopdocumenten welke UBL wordt gekozen. Deze instelling schakelt geen Peppol-verzending in en verhindert de PDF-terugval niet.
Controleer de actieve onderneming, de adressen en de toegelaten afzenders. Kies daarna Opslaan.
Let op: activeren kan automatische aanlevering starten voor documenten die daarvoor in aanmerking komen. Spreek bij een overstap af vanaf welke documenten je boekhouder de nieuwe aanlevering verwerkt, zodat je geen documenten dubbel aanlevert.
Stap 4: laat één aanlevering in Exact Online controleren
Kies een document dat nog niet in Exact aanwezig is, controleer het via het oog in Billnado en kies Exporteren. Deze actie verstuurt het document naar de ingestelde bestemming.
Laat je boekhouder in de ontvangende Exact Online-administratie controleren dat het document is aangekomen, bij het juiste aankoop- of verkoopdagboek terechtkomt en correct kan worden verwerkt. Controleer documentnummer, relatie, bedrag en of een creditnota als creditnota wordt herkend. De exportregistratie in Billnado bevestigt geen definitieve boeking in Exact.
Dagelijks gebruik en problemen oplossen
Mailbox levert documenten in één richting aan Exact Online. Boekingen, correcties en betaalstatussen komen via deze methode niet terug naar Billnado.
Controleer bij een ontbrekend document het administratieadres, de toegelaten afzender, de formaatvereisten en de bestandsgrootte. Is het document wel ontvangen maar nog niet geboekt, laat dan de verwerking in Exact nakijken. Controleer de bestaande aanlevering voordat je opnieuw exporteert.
Kies Geen bij Boekhoudsoftware en sla op om toekomstige automatische export uit te schakelen. Dit verwijdert geen ontvangen documenten uit Exact Online.