Integraties
Billnado koppelen met Octopus via Mailbox
Vind de Octopus-dossieradressen voor PDF en UBL, stel Mailbox in Billnado in en controleer de ontvangst in de Document Import Viewer.
Bijgewerkt op 22 oktober 2026
Via Mailbox bezorg je facturen en creditnota’s uit Billnado aan het Octopus-dossier van je boekhouder. Je hebt toegang tot de Billnado-administratie en de ontvangstadressen van het juiste Octopus-dossier nodig. Deze handleiding behandelt de aanlevering per e-mail.
Stap 1: zoek de Octopus-dossieradressen op
Open in Octopus Beheer > Dossiers en selecteer het dossier dat bij je Billnado-administratie hoort. Laat je boekhouder het dossiernummer en de adressen voor aankoop en verkoop bevestigen.
Octopus gebruikt verschillende adressen voor PDF en UBL. De UBL-adressen beginnen met uid-; de PDF-adressen voor herkenning beginnen met ocr-. De toevoeging -A hoort bij aankoop en -V bij verkoop. Neem telkens het volledige adres voor jouw dossier over; gebruik geen adres van een ander dossier.
| Documentsoort in Billnado | PDF-bestemming | UBL-bestemming |
|---|---|---|
| Verkoopfacturen | Het OCR-adres voor verkoop. | Het UID-adres voor verkoop. |
| Verkoopcreditnota’s | Het OCR-adres voor verkoop, volgens de afspraken met je boekhouder. | Het UID-adres voor verkoop, volgens de afspraken met je boekhouder. |
| Aankoopfacturen | Het OCR-adres voor aankoop. | Het UID-adres voor aankoop. |
| Aankoopcreditnota’s | Het OCR-adres voor aankoop, volgens de afspraken met je boekhouder. | Het UID-adres voor aankoop, volgens de afspraken met je boekhouder. |
Volgens de Octopus-handleiding over aanlevering per e-mail is de herkenningsgrens voor een bijlage 2 MB en de totale e-mailgrens 20 MB. Grotere bijlagen worden niet op dezelfde manier automatisch herkend.
Stap 2: stel Mailbox in Billnado in
Open de juiste administratie en ga naar Instellingen > Integraties > Boekhouding. Kies bij Boekhoudsoftware voor Mailbox.
Vul de acht e-mailvelden in volgens de tabel: gebruik telkens de PDF-bestemming bij het veld met (PDF) en de UBL-bestemming bij (UBL). Vul facturen en creditnota’s afzonderlijk in, ook wanneer ze hetzelfde adres gebruiken.
Stel Uitstelperiode in op het afgesproken aantal dagen voor automatische export. Met Maximale grootte van document op 2 MB houdt Billnado de verzonden bestanden onder die grens. Laat je boekhouder bevestigen of Verstuur uitsluitend UBL’s die Peppol-valide zijn past bij de gewenste verwerking van je verkoopdocumenten.
Billnado verstuurt per document één bestand. Een geschikte UBL krijgt voorrang; anders wordt de beschikbare PDF verstuurd. De twee adresvelden zorgen ervoor dat beide formaten op de juiste Octopus-bestemming aankomen.
Stap 3: bewaar de instellingen
Controleer het dossiernummer, aankoop tegenover verkoop en PDF tegenover UBL. Kies daarna Opslaan. De opgeslagen keuze bepaalt ook de automatische export na de uitstelperiode.
Let op: activeren kan ook nog niet geëxporteerde documenten voor je boekhouder klaarzetten. Controleer bij een overstap welke documenten al in Octopus aanwezig zijn voordat je de koppeling bewaart.
Stap 4: controleer de ontvangst in Octopus
Spreek met je boekhouder af welk nog niet aangeleverd document je als eerste exporteert. Controleer het via het oog in de documentlijst en kies Exporteren. Dit is een echte verzending naar Octopus.
Laat je boekhouder het document opzoeken in de Document Import Viewer (DIV) van het juiste dossier. Controleer documentnummer, bedrag, documentsoort en leesbaarheid. Een exportregistratie in Billnado is geen bevestiging dat de boeking in Octopus voltooid is.
Dagelijks gebruik en problemen oplossen
Na de activering worden documenten na de uitstelperiode aangeboden voor export. De boekhouder verwerkt ze verder in Octopus. Boekingen en betaalstatussen worden via Mailbox niet teruggestuurd naar Billnado.
Ontbreekt een document in de DIV, controleer dan het dossieradres, de toevoeging voor aankoop of verkoop en de bestandsgrootte. Gebruik de dossieradressen rechtstreeks, zodat Octopus de bestemming kan herkennen. Zoek het document eerst in Octopus op voordat je het opnieuw exporteert.
Om toekomstige automatische export uit te schakelen, kies je Geen bij Boekhoudsoftware en bewaar je de instelling. Documenten die al in Octopus staan, blijven daar aanwezig.