Integraties
Billnado koppelen met Basecone via Mailbox
Stel het Basecone-administratieadres in Billnado in en controleer documentherkenning, UBL en de beschikbare PDF-weergave.
Bijgewerkt op 22 oktober 2026
Via Mailbox lever je facturen en creditnota’s uit Billnado aan bij je Basecone-administratie. Je hebt toegang tot de Billnado-administratie en het unieke Basecone-e-mailadres van dezelfde onderneming nodig. Je boekhouder bepaalt hoe de documenten in Basecone worden herkend, gecontroleerd en geboekt.
Stap 1: vraag het unieke Basecone-adres op
Laat je boekhouder het e-mailadres van de juiste Basecone-administratie bezorgen. Het standaardadres combineert de kantoorcode met de administratiecode en eindigt op @mailtobasecone.com. Een kantoor kan ook een eigen ontvangstdomein gebruiken. Neem daarom het volledige bestaande adres over.
Eén administratieadres kan verschillende documentsoorten ontvangen. Basecone ondersteunt onderwerptags zoals [INK] en [VRK] voor aankoop en verkoop. De Billnado-Mailboxinstellingen bevatten alleen bestemmingsadressen, geen instelling voor die tags. Spreek daarom af hoe je boekhouder de documentsoort in Basecone controleert.
Stap 2: stel de bestemmingen in Billnado in
Ga in de juiste administratie naar Instellingen > Integraties > Boekhouding. Kies Mailbox bij Boekhoudsoftware.
| Billnado-velden, telkens voor PDF en UBL | Basecone-bestemming |
|---|---|
| E-mail voor verkoopfacturen | Gebruik het unieke adres van de Basecone-administratie voor je verkoopfacturen. |
| E-mail voor verkoopcreditnota's | Gebruik hetzelfde administratieadres en laat de boekhouder de herkenning als verkoopcreditnota controleren. |
| E-mail voor aankoopfacturen | Gebruik hetzelfde administratieadres voor leveranciersfacturen. |
| E-mail voor aankoopcreditnota's | Gebruik hetzelfde administratieadres en laat de boekhouder de herkenning als aankoopcreditnota controleren. |
Vul het bevestigde adres in de acht PDF- en UBL-velden in. Billnado verstuurt per document één bestand, bij voorkeur een geschikte UBL en anders de beschikbare PDF.
Een PDF die in een UBL is opgenomen, maakt visuele controle in Basecone mogelijk. Basecone vermeldt ook dat XML zonder PDF kan worden verwerkt, maar dan zonder factuurvoorbeeld in het boekingsscherm. Controleer met je boekhouder of het aangeleverde bestand de gewenste weergave biedt. De Basecone-uitleg over PDF bij UBL beschrijft deze verschillen.
Stap 3: bewaar de exportinstellingen
Stel de Uitstelperiode in op het afgesproken aantal dagen voor automatische aanlevering. Kies bij Maximale grootte van document een grens die binnen de ontvangstmogelijkheden van Basecone past; de standaardwaarde van Billnado is 2 MB.
Stem Verstuur uitsluitend UBL’s die Peppol-valide zijn voor verkoopdocumenten af met je boekhouder. Een geldige UBL maakt de automatische herkenning van aankoop, verkoop of creditnota niet overbodig om te controleren.
Controleer kantoor, administratie en adres. Kies Opslaan.
Let op: activering bepaalt ook toekomstige automatische exports. Controleer welke documenten al in Basecone aanwezig zijn voordat je de nieuwe aanlevering laat starten.
Stap 4: controleer één document in Basecone
Kies met je boekhouder een nog niet aangeleverd document. Controleer het via het oog in de Billnado-documentlijst en kies Exporteren. Dit is een echte verzending.
Laat je boekhouder het document in Basecone opzoeken en documentnummer, bedrag, documentsoort en leesbaarheid controleren. Controleer bij UBL ook of het factuurvoorbeeld beschikbaar is. Een eventuele ontvangstbevestiging van Basecone en een definitieve boeking zijn verschillende zaken.
Dagelijks gebruik en problemen oplossen
De documenten worden na de uitstelperiode aangeleverd en vervolgens in Basecone verwerkt. Mailbox haalt boekingen, correcties en betaalstatussen niet naar Billnado terug.
Ontbreekt een document, controleer dan het administratieadres, de bestandsgrootte en de ontvangst in Basecone. Staat het onder de verkeerde documentsoort of ontbreekt het voorbeeld, laat de boekhouder de herkenning en het aangeleverde formaat nakijken. Stuur geen losse PDF-kopie na zonder afstemming: dat kan een tweede document opleveren.
Kies Geen bij Boekhoudsoftware en bewaar de keuze om toekomstige automatische export uit te schakelen. Reeds ontvangen documenten blijven in Basecone staan.